Como fazer o acompanhamento de fornecedores?

O acompanhamento de fornecedores trata da manutenção de bons relacionamentos com fornecedores de produtos e serviços. 

Manter um bom sistema de trabalho com eles é essencial para que seu negócio tenha todos os insumos necessários para oferecer um bom atendimento aos clientes. 

Nesse sentido, um sistema adequado de acompanhamento de fornecedores abrange tanto a gestão dos riscos associados a terceiros, como a gestão de todo o processo envolvido no fornecimento. 

No artigo que compartilhamos abaixo, explicamos de forma detalhada como você pode fazer o acompanhamento de fornecedores, e quais os benefícios dessa abordagem para o seu negócio. Confira!

O que significa o acompanhamento de fornecedores?

O acompanhamento de fornecedores refere-se ao monitoramento e controle de sua atividade para garantir a conformidade na empresa. Isto implica organizar e identificar os fornecedores que satisfaçam a sua necessidade com soluções, ter uma linha bem definida e evitar situações de tensão desnecessária, entre outros. 

O compliance vai além de qualquer conduta e implica no controle das cláusulas contratuais. De certa forma, o acompanhamento de fornecedores é o principal facilitador do controle na empresa, pois permite o monitoramento e avaliação contínuos dos mesmos de duas formas:

• Administrativo: É o clássico compliance regulatório.
• Operacional: Refere-se às cláusulas contratuais.

As soluções de controle e gestão de fornecedores se traduzem em um controle que se identifica com a avaliação efetiva do cumprimento das cláusulas contratuais. Ou seja, as disposições que compõem o contrato. 

Muitas empresas estão perdendo dinheiro por causa dos fornecedores, seja porque não fazem o controle necessário ou porque não dão a devida atenção à sua atividadeEm todas as empresas, em primeiro lugar, é necessário um capital inestimável para realizar a gestão de fornecedores: o talento humano. E é que o responsável pelos fornecedores deve ser um profissional muito completo, pois precisa de habilidades gerenciais, interpessoais e analíticas.  

Com o talento humano certo, qualquer empresa tem o melhor ponto de partida para implementar as melhores práticas de gestão de compras e suprimentos.

Selecione os melhores fornecedores

Para começar, o acompanhamento de fornecedores é um processo que deve atender aos padrões de qualidade. Uma avaliação inicial é importante para identificar os melhores produtos e preços, mas também os fornecedores mais adequados aos processos da empresa. 

O gestor de fornecedores pode considerar aspectos como: 

• capacidade de resposta 
• nível de serviço ao cliente 
• grau de experiência 
• histórico de conformidade 
• avaliações de clientes 
• certificações de qualidade  
• gestão de inventário 
• qualidade da equipe 
• conhecimento de negócios

Integrar um catálogo de fornecedores

Para melhorar a comunicação com os fornecedores, é melhor acessar suas informações a partir de um único sistema. É por isso que é aconselhável implementar uma plataforma de administração ou ERP (Enterprise Resource Planning) que permita integrar um catálogo de fornecedores. 

A partir daí, a empresa pode consultar os pedidos e o nível de cumprimento de cada fornecedor, além de fornecer o acompanhamento contábil e financeiro necessário. Ou seja, realizar uma verdadeira gestão de fornecedores. 

Acompanhe a conformidade do fornecedor

A partir do catálogo de fornecedores, essa assessoria é prestada, pois é possível acompanhar a eficiência e qualidade entregue por cada um em suas obrigações contratadas. 

No entanto, o acompanhamento de fornecedores vai muito além. Em alguns setores, isso significa auditá-los e solicitar certificações de treinamento regularmente.  

Compartilhe as melhores práticas

Assim como é importante exigir que os fornecedores cumpram e melhorem continuamente, também é crucial compartilhar informações e recursos com eles para que possam fazê-lo. 

Ou seja, trabalhe em equipe com eles, principalmente quando se trata de relacionamentos de longo prazo. Por esse motivo, a gestão de fornecedores também deve considerar medidas de colaboração como: 

• espaços de treinamento e recursos compartilhados 
• relacionamentos transparentes e abertos 
• níveis ou ciclos de melhoria 
• envolvimento antecipado do fornecedor 

Resolva os problemas imediatamente 

Mesmo quando os fornecedores foram bem selecionados, acompanhados e trabalhados para compartilhar as melhores práticas, mais cedo ou mais tarde surgirá um problema de fornecimento. 

Esses incidentes devem ser tratados imediatamente, mesmo quando seu impacto for menor ou ocorrer a longo prazo. A atenção imediata aos incidentes é uma estratégia de gerenciamento de fornecedores muito saudável para a cadeia de suprimentos. 

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Benefícios do acompanhamento de fornecedores

Abaixo apresentamos os benefícios que o acompanhamento de fornecedores trará para sua empresa, apoiado nas soluções tecnológicas adequadas:

1. Proteção das informações do cliente

O acesso de fornecedores a informações confidenciais de sua empresa é inevitável, seja a dados pessoais de seus clientes, informações de sua organização, ou ambos.

Por isso, é importante utilizar plataformas tecnológicas seguras e confiáveis ​​que permitam garantir a proteção de informações críticas.

Hoje, oferecer segurança aos dados de seus clientes é um fator altamente relevante para manter uma boa reputação e, assim, fortalecer a confiança e a fidelização. Afinal, nesta era digital, proteger a informação é considerado parâmetro de sucesso e permite seguir o que determina a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Da mesma forma, com o avanço da digitalização, este critério continuará a ganhar valor, pelo que pode ser considerado uma vantagem competitiva não só no mercado atual, mas também a médio prazo. 

2. Otimização de processos e recursos 

A redução do trabalho manual com a automação dos processos de controle de fornecedores permite a identificação oportuna e precisa de ameaças e oportunidades, minimizando também a margem de erro humano.

A automação também gera economia de tempo e custo, pois permite a integração de processos, reduzindo não só a jornada de trabalho dos trabalhadores em até 40%, mas também todos os recursos utilizados para realizar a gestão de terceiros. 

A otimização de recursos também favorece um maior investimento de tempo, esforço e outros recursos, em atividades estratégicas de maior valor comercial que impactam positivamente na rentabilidade do negócio.

3. Cumprir os regulamentos e normas

Como as regulamentações estão em constante modificação, é fácil incorrer em descumprimento, pelo fato de não ser identificado em tempo hábil pelos fornecedores.

No entanto, ao implementar o software de acompanhamento de fornecedores, as atualizações referentes às regulamentações serão feitas automaticamente.

Dessa forma, sua empresa se manterá atualizada com os órgãos de controle nacionais e internacionais, a fim de monitorar e avaliar com eficácia a conformidade dos fornecedores.

Além disso, você evitará sanções e o pagamento de multas que representam uma perda financeira significativa para sua empresa, bem como danos à reputação do seu negócio.

4. Garantir a eficiência operacional

A digitalização e automatização das avaliações e acompanhamento dos fornecedores não só permite uma maior visibilidade do seu perfil e desempenho, como também otimiza a tarefa de classificação e localização das informações. Ao mesmo tempo, facilita a sua rastreabilidade.

Com melhores avaliações e análises, a possibilidade de ver a cadeia de suprimentos interrompida é consideravelmente minimizada. Portanto, o risco de que a operação da empresa contratante seja afetada reduz sensivelmente.

Com isso, é possível garantir a eficiência operacional, bem como favorecer o fortalecimento interno e o cumprimento dos objetivos estratégicos.

5. Melhore a tomada de decisões

Com uma abordagem de controle de fornecedores baseada em dados, ou seja, um sistema de controle baseado na documentação e análise de dados de desempenho de fornecedores, é possível tomar decisões com base em informações objetivas e confiáveis.

Além disso, por ter relatórios mais precisos a qualquer momento, a tomada de decisão pode ser mais rápida, proporcionando a vantagem de poder atuar em tempo hábil na prevenção ou mitigação de incidentes.

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Melhore o acompanhamento de fornecedores

Como fica claro, o acompanhamento de fornecedores representa inúmeros benefícios às empresas, ao mesmo tempo que garante o cumprimento das cláusulas contratadas.

Dessa maneira, evita-se problemas, seja no fornecimento de matéria-prima ou de mão-de-obra, bem como na perda de recursos por equipamentos parados.

Por fim, esperamos que tenha compreendido como fazer o acompanhamento de fornecedores e, para aprofundar ainda mais seu conhecimento, confira o artigo “Governança da segurança da informação: entenda esse conceito”.