Dicas para engajar os fornecedores na gestão de documentos de terceiros

Engajar fornecedores na gestão de documentos é um grande desafio para muitas empresas que trabalham com terceirizados. Muitos não enviam os documentos necessários, não respondem aos pedidos e não se engajam na gestão.

O resultado são informações incompletas, falta de transparência e perda de credibilidade nos fornecedores. Afinal, se não são capazes de entregar a documentação, como confiar que farão um bom trabalho, não é mesmo?

Porém, às vezes há fornecedores que desempenham um excelente trabalho, mas pecam na entrega de documentos. Para resolver esse tipo de questão, preparamos abaixo um artigo com algumas dicas para engajar fornecedores na gestão de documentos. Confira!

1. Tenha um sistema de gestão documental

Uma forma de engajar fornecedores na gestão de documentos é tendo a tecnologia como aliada. Enviar documentos via internet pode ser muito mais fácil do que entregá-los presencialmente na empresa.

Para isso, um sistema de gestão documental é o primeiro passo para quem deseja engajar fornecedores na gestão de documentos. Com uma maneira mais fácil e rápida de entregar o que é necessário, certamente os terceiros vão se engajar mais.

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2. Retenha pagamentos

Outra forma de fazer fornecedores entregarem os documentos necessários é reter pagamentos até que a situação seja regularizada. 

Infelizmente, nem sempre apenas as solicitações e os contatos amigáveis podem ser suficientes e, com isso, é sua empresa que pode ser penalizada. Por isso, a retenção do pagamento como forma de pressão nos fornecedores pode ser uma tática usada se necessário.

3. Faça a notificação dos terceiros

Sempre que precisar que determinado documento seja entregue, faça a comunicação formal de solicitação já estabelecendo o prazo e determinando eventuais sanções que podem ocorrer – como a retenção de pagamentos, por exemplo.

Ao fazer a notificação formal, o fornecedor não poderá usar a desculpa que desconhecia a necessidade de entrega de documentos, e também estará ciente de que pode ser penalizado.

4. Solicite documentos antes do vencimento

Para evitar correrias na entrega de documentos ou prazos apertados, tenha um sistema de controle de documentos de terceiros que informe de maneira antecipada quando cada um irá vencer.

Desta forma, é possível fazer a solicitação antecipadamente aos fornecedores, para que eles saibam qual prazo terão para entregar os documentos atualizados. Isso também evita que um documento essencial perca a validade e outro não seja entregue em tempo.

5. Bloqueie acesso dos terceirizados

Por fim, se as medidas acima não surtirem efeito para engajar fornecedores na gestão de documentos, medidas extremas podem ser adotadas.  Uma delas é o bloqueio dos trabalhadores terceirizados na portaria da sua empresa, ou então junto ao canteiro de obras no caso de trabalhos externos.

Isso evita que trabalhadores irregulares devido à falta de documentos estejam prestando serviços à sua empresa, e como consequência possa ocorrer algum sinistro que coloque seu negócio em situação complicada.

Esta também é mais uma forma de pressionar fornecedores a manter sua documentação em dia, garantindo as boas práticas relativas à gestão.

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Conte com a Tertium

Ao seguir as dicas que compartilhamos acima, será mais fácil engajar fornecedores na gestão de documentos. Infelizmente, por melhor relação que sua empresa possa ter com os fornecedores, é necessário também profissionalizar o processo.

Para te ajudar nesta ação, a Tertium conta com um sistema de gestão de documentos, que  facilita o gerenciamento e o envio de documentos de colaboradores terceirizados, garantindo a segurança dos processos de trabalho para o tomador e o terceiro de forma descomplicada. 

Entre os benefícios da nossa plataforma estão:

• Economize horas de trabalho do RH
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• Segurança e controle dos documentos

Portanto, se deseja engajar fornecedores na gestão de documentos, siga a nossas dicas e tenha a tecnologia como aliada. E para conhecer a solução da Tertium, clique aqui e já converse com nossos consultores!