O que é BPO e quais os benefícios para a empresa?

Entender o que é BPO pode fazer toda a diferença na gestão da sua empresa.

Afinal, essa sigla estrangeira ainda é novidade no vocabulário empresarial, mas vem conquistando aos poucos as mesas de negócios e gestão de muitas organizações.

Iniciamos explicando que BPO significa Business Process Outsourcing, numa tradução livre, “terceirização de processos de negócios”.

Trata-se de uma empresa terceirizada que fornece processos e serviços para outra empresa. Não tem relação com consultoria ou assessoria. Mas, sim, com a prestação de serviços que apóiam a operação de uma empresa, para que esta mantenha foco total em seu próprio core business.

É uma relação de ganha-ganha: a empresa terceirizada faz a gestão estratégica de um setor ou processo, colocando à disposição sua tecnologia e pessoal qualificado, enquanto a empresa tomadora volta seus próprios recursos à sua atividade principal.

Confira a seguir quais as principais vantagens do BPO para uma empresa.

Como funciona o BPO

Existem diferentes motivos que levam uma organização a contratar uma empresa de BPO.

Mas, costuma ter relação com necessidade de escala, controle de qualidade, custos e agilidade de processos.

A estratégia de BPO pode ser permanente ou temporária, a depender da necessidade e do orçamento disponível.

Um passo a passo rápido de como funciona o BPO pode ser resumido assim:

• A empresa identifica uma área que precisa de atenção
• Um escopo de trabalho detalhado é criado
• Metas são definidas
• O tomador decide com quantos fornecedores vai precisar contar
• O cálculo dos impactos de BPO é realizado
• A empresa identifica fornecedores e solicita propostas
• A empresa contrata um ou mais desses fornecedores
• Os processos internos de onboarding são preparados para o trabalho começar

Exemplos de BPO

Existem processos muito comuns de serem terceirizados devido à amplitude de recursos técnicos exigidos. Imagine uma empresa que precisa estruturar um setor de tecnologia. Para essa empresa, pode fazer sentido avaliar a terceirização desse serviço, com aluguel de computadores e suporte especializado para todos os momentos que a equipe precisar.

Outros trabalhos bastante comuns são:

• Contabilidade
• Administração
• Gerenciamento de marketing digital
• Folha de pagamento
• Serviços de envio e logística

Quais os benefícios do BPO? 

Agora que você entendeu o que é BPO, vamos aprofundar nas principais vantagens dessa prática para as empresas. Agilidade, eficiência e economia de custos são alguns dos objetivos ao adotar o BPO.

Maior foco nas atividades principais

Fazer contratações e treinamentos de colaboradores que não irão atuar em atividades que remetam ao core business da empresa pode representar uma longa curva de tempo e dinheiro.

Também livra pessoal especializado naquilo que o seu negócio verdadeiramente entrega de praticar o desvio de função. Ainda que sejam poucas horas direcionadas a alguma atividade paralela, esse tempo pode fazer a diferença em manter os produtos e serviços competitivos no mercado.

Menos tempo e dinheiro

A flexibilidade é essencial para muitas empresas manterem-se ativas no jogo competitivo do negócio.

Ao contratar uma empresa terceirizada para responder por uma demanda específica, fica mais fácil direcionar os investimentos em ativos e solicitar alguns serviços por demanda.

Para demandas sazonais, é especialmente importante, pois permite que processos específicos sejam orçados apenas quando necessário, sem sobrecarregar os próprios colaboradores com essa nova demanda.

Processos mais ágeis e eficazes

Terceirizar atividades faz que profissionais verdadeiramente especializados em determinados processos assumam o trabalho. Assim, evita os problemas de falhas que a realocação dos colaboradores como um “improviso” possam gerar.

Além disso, seus times costumam contar com a equipe terceirizada de determinada área para apoio em um prazo muito curto, eliminando entraves nos próprios processos.

Como escolher o melhor serviço de BPO?

Considerar a contratação de um serviço de BPO vai muito além do preço.

É importante prestar atenção em fatores como:

• Escalabilidade
• Familiaridade
• Segurança
• Capacidade do fornecedor

Em alguns casos, contratar o fornecedor mais barato pode custar um pouco mais caro.

Principalmente quando consideramos a gestão de riscos de terceiros, onde o monitoramento meticuloso e a lisura dos processos é fundamental para garantir o objetivo dos trabalhos.

Como uma ferramenta de gestão de terceiros auxilia sua empresa com BPO?

Terceirizar serviços e processos é uma decisão importante que deve ser tomada com base em dados estratégicos. Desde avaliar a capacidade do fornecedor até alinhar a entrega de documentos e verificar se cumprem as determinações da lei.

Com a ferramenta da Tertium Online, é possível:

• Qualificar, credenciar e homologar terceirizados
• Receber, conferir e validar documentos
• Acompanhar questões técnicas e legais

Para contar com nosso apoio nessa jornada, basta clicar aqui e conversar com um de nossos consultores.