O que é Lean Office e como implementar?

Nos últimos anos, o conceito Lean Office tornou-se muito popular. A aplicação dessa metodologia visa otimizar a eficiência dos seus processos administrativos de forma a reforçar a sua competitividade.

Ajuda também na gestão de pessoas, sejam funcionários internos ou trabalhadores terceirizados, permitindo um melhor controle de segurança e ambiente de trabalho. 

É preciso dizer ainda que o Lean Office é aplicável a qualquer atividade desde que haja clientes, processos e um produto ou serviço na organização para satisfazer uma demanda.

Ou seja, é perfeitamente aplicável também no seu negócio, conforme explicamos no artigo que preparamos abaixo. Siga a leitura e tire suas dúvidas sobre como implementar!

O que é o Lean Office?

Lean Office é a aplicação dos princípios do pensamento enxuto em atividades não fabris e físicas, ou seja, o ambiente de escritório ou áreas administrativas da empresa. O fluxo de valor, neste caso, consiste em fluxo de informação e conhecimento.

A aplicação do Lean Office é necessária para toda empresa que deseja otimizar seus processos administrativos e eliminar desperdícios relacionados a esses processos.

Quando a filosofia Lean surgiu há mais de 60 anos, a aplicação de suas principais ferramentas destinava-se estritamente a ambientes fabris. 

O motivo era claro: só era possível combater os desperdícios que eram vistos e conhecidos. Um processo de produção industrial ainda contempla justamente essa condição, não é?

É composto por produtos que são processados ​​em várias máquinas, materiais que são estocados nos pátios dos galpões, matérias-primas que são alimentadas no processo, produtos defeituosos que são descartados ou retrabalhados, problemas que são percebidos e enfrentados… A lista segue!

Mas considerando os processos administrativos: como identificar os desperdícios? Pode estar no número exagerado de funcionários, nas horas-extras pagas sem necessidade, na otimização das tarefas do escritório.

É por isso que a aplicação do conceito de Lean Office é também fundamental para a área administrativa das empresas, permitindo a redução dos custos e a otimização dos processos.

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Benefícios do Lean Office

Quando o Lean Office é aplicado nos processos administrativos das empresas, pode impactar positivamente em todos os níveis. 

A filosofia de funcionamento de uma empresa Lean é envolver os colaboradores nos processos, de forma a reduzir os desperdícios e detectar mais facilmente oportunidades de melhoria.

Com isso, é possível proporcionar maior valor acrescentado aos nossos clientes e maior retorno para a empresa. De modo geral, os benefícios do Lean Office podem ser descritos da seguinte forma:

Nível de empresa

Ele agiliza e acelera os processos relacionados a clientes e fornecedores terceiros, como entrada de pedidos, atendimento ao cliente, processamento de faturas pendentes, processamento de vendas e comercial, pesquisa e desenvolvimento, desenvolvimento de produtos e distribuição.

Nível organizacional 

Agiliza os principais processos de suporte (por exemplo, tecnologia da informação, recursos humanos de internos e terceirizados, engenharia, compras), identifica o valor e os requisitos internos do cliente, melhora a comunicação e a cooperação interfuncional.

Nível departamental

Focado nos objetivos, reduzir atividades que demandam tempo, mas agregam pouco valor, medir a cadência da operação, criar um fluxo para reduzir erros, implementar sistemas Pull e Kanban e utilizar a Gestão Visual para identificar o fluxo das atividades.

Nível individual

Reduza a papelada, atividades manuais e erros usando procedimentos de trabalho padrão, melhora a organização interna e esclarece funções, responsabilidades e objetivos individuais.

Como implementar o Lean Office?

O primeiro passo para implementar o Lean Office na sua empresa é identificar os gargalos e entender quais objetivos estratégicos precisam ser alcançados. Você precisa garantir que o cliente interno ou externo esteja satisfeito.

Se for gestão de pessoas, é preciso entender o que a organização quer alcançar por meio de processos de recrutamento e seleção, treinamento e recursos humanos. No setor financeiro, o que deve ser feito e executado antes das contas a pagar e a receber. Na área de qualidade, o que se espera receber após melhorias nos processos e produtos… E por aí vai!

Então é preciso mapear esse processo, separando as atividades que agregam valor daquelas que não agregam valor às informações e relatórios que buscam atender a demanda esperada.

Ao identificar o que é valor e o que não é valor no processo do seu escritório, resta implementar ferramentas enxutas que eliminem ou pelo menos reduzam esses desperdícios.

Neste caso o programa 5S pode te ajudar a aumentar o fluxo de informações e a produtividade do seu processo. 

Práticas saudáveis ​​adotadas por toda a sua equipe, resultam em um ambiente de trabalho organizado e limpo, com atividades claramente compreendidas e tarefas que são respeitadas.

Depois disso, o objetivo é padronizar esse novo processo para que o desempenho alcançado permaneça estabilizado.

O caminho para isso não é diferente dos processos produtivos: 

• revisar os procedimentos do seu escritório que envolvem as mudanças de melhoria
• garantir por meio de treinamentos, palestras e reuniões que sejam claramente compreendidos e cumpridos no dia a dia dos colaboradores

Estimule o ciclo de melhoria contínua

Lembre-se da filosofia Kaizen do Lean Manufacturing: “Hoje melhor que ontem, amanhã melhor que hoje.”?

O ciclo de melhoria contínua não deve parar aqui. Tendo feito várias melhorias no processo de implantação do Lean Office, a busca por maior desempenho deve continuar.

Para atender a essa filosofia, a metodologia Kaizen conta com eventos estruturados e eficientes que buscam atender exatamente a essa condição: a constância na adoção de práticas e procedimentos ainda mais sustentáveis ​​para o setor.

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Conte com a Tertium

Uma forma de aplicar a metodologia Lean Office é tendo a tecnologia como aliada. Na área dos recursos humanos, é possível fazer o gerenciamento e envio de documentos de colaboradores terceirizados facilmente.

Para isso, a Tertium dispõe de uma plataforma completa que garante a segurança dos processos de trabalho para o tomador e o terceiro de forma descomplicada. Assim, é possível dimensionar facilmente a mão-de-obra disponível e descobrir se não há desperdícios que possam ser evitados.

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