Quais documentos de terceiros devem ser solicitados no contrato?

Solicitar quais documentos a terceiros no momento de contratá-los? Esta dúvida é bastante comum para quem deseja terceirizar alguns serviços na sua empresa.

A terceirização de serviços especializados tornou-se a ferramenta mais utilizada para atender as necessidades das empresas. Ela permite delegar atividades não críticas da empresa a terceiros especializados e gerar resultados mais rentáveis.

Ao mesmo tempo, permite que sua equipe direta foque no core business do negócio, enquanto delega a outras pessoas áreas estratégicas para seu negócio crescer.

Mas na hora de contratar, é importante também estar atento à parte legal, sabendo solicitar quais documentos a terceiros, conforme explicamos no artigo que preparamos abaixo!

Solicitar quais documentos a terceiros?

Muitas empresas estão optando pela contratação de terceiros, com o objetivo de dar mais dinamismo a algumas operações, ao mesmo tempo que reduzem custos e ampliam as possibilidades de crescimento.

No entanto, é muito importante saber escolher um bom prestador de serviços, sempre cuidando para que todos os requisitos legais sejam atendidos a fim de evitar problemas e perda de tempo.

Afinal, é a imagem da empresa que os terceirizados irão representar e, caso ocorra algum problema com eles, é sua credibilidade que estará em jogo. Por isso, a contratação deve ser criteriosa, procurando conhecer melhor os terceirizados, suas referências, ao mesmo tempo que exige alguns documentos que comprovem sua idoneidade.

Certidões negativas

Os primeiros documentos que devem ser solicitados no contrato são as certidões negativas de débitos municipais, estaduais e federais. Chamada de CNDs, elas são os documentos que comprovam que a empresa não possui débitos junto aos órgãos públicos.

As certidões negativas também informam se há ações civis, criminais ou federais contra a empresa. Dessa forma é possível saber se a empresa está regular perante os órgãos públicos nas três esferas governamentais.

As CNDs são divididas em categorias, podendo ser tributárias (referente a débitos tributários, de impostos), de protesto e de falência. Ao saber quais documentos solicitar de terceiros, fica mais fácil compreender qual a situação da empresa antes de contratá-la.

Leia também::: O que é Lean Office e como implementar?

Contrato social

O contrato social de uma empresa é o documento que equivale à certidão de nascimento de uma pessoa. É nele que constarão quais regras e condições uma empresa seguirá para operar.

Também é no contrato social que estão informações sobre direitos e obrigações de cada um dos proprietários que integram a sociedade.

Ao solicitar a versão atualizada do contrato social, é possível analisar tais informações e evitar sofrer qualquer tipo de fraude, garantindo que a empresa terceirizada esteja apta a realizar os serviços solicitados.

Certidão estadual de distribuição cível

Este documento é emitido pela justiça por meio das comarcas ou foros regionais ou distritais, e informa se existem processos de natureza cível contra uma pessoa ou empresa.

Neste caso, podem constar ações contra a empresa ou seus sócios, de crimes nas áreas cível e da família, executivos fiscais, concordatas e recuperações judiciais ou extrajudiciais, falências, inventários, arrolamentos, testamentos, entre outros.

Ao solicitar tais documentos de terceiros, é importante que além da empresa e de sócios, sejam solicitados também dos funcionários que atuarão em nome da sua empresa. Dessa forma, é possível se resguardar sobre futuros incidentes que possam ocorrer.

Cartas de referência

Outro documento importante para quem deseja saber sobre solicitar quais documentos a terceiros são as cartas de referência. Elas são emitidas pelas empresas que contam ou já contaram com a prestação de serviços do terceiro, e poderão atestar sua idoneidade.

A carta de referência equivale a uma experiência profissional da empresa, mostrando se ela presta um bom serviço e se é confiável. Também permite saber qual a qualificação da equipe e se atende às expectativas.

É importante que na carta da referência constem informações sobre contato, para que você possa conversar com tais pessoas e tirar eventuais dúvidas e buscar outras referências sobre a empresa que deseja contratar.

Leia também::: ESG e gestão de riscos de terceiros: qual é a relação?

Atestado de idoneidade

Em alguns casos, sua empresa pode contratar uma associação ou sindicado para prestar algum serviço terceirizado. Neste caso, é fundamental solicitar um atestado de idoneidade, que validará sua ilibação e lisura na prestação de serviços.

Vale lembrar que associações e sindicatos possuem natureza jurídica distinta, sendo a associação a reunião legal de duas ou mais pessoas em torno de um mesmo propósito. No caso do sindicado, ele é uma associação estável que reúne trabalhadores de uma mesma categoria.

Apesar disso, muitas dessas entidades prestam serviços terceirizados ao contar com equipes técnicas em suas equipes, o que pode ser positivo para as empresas. Mas como mencionamos, é fundamental o atestado de idoneidade para comprovar que a entidade é, de fato, idônea.

Carta de referência

Outra opção de serviços terceirizados são de instituições bancárias, que poderão atuar como intermediárias entre agentes superavitários ou deficitários.

Ou seja, podem executar algumas operações de busca de recursos, financiamentos e empréstimos junto a outras instituições financeiras.

Nestes casos, é fundamental pedir entre documentos uma carta de referência serve para comprovar a idoneidade da instituição como prestadora de serviço para o fim que se propõe.

Recorrência do pedido de documentos

Em síntese, os documentos listados acima são os principais no que se refere a quais devem ser solicitados na contratação de terceiros. Mas é fundamental que exista uma recorrência no pedido, devendo eles serem atualizados periodicamente.

Afinal, alguns documentos possuem prazos de validade, ou mesmo ao longo do contrato podem ocorrer situações com as empresas contratadas, que podem afetar sua credibilidade.

Um exemplo são os atestados do INSS, comprovando o pagamento regular dos direitos trabalhistas dos seus funcionários. O ideal é que este documento seja solicitado ao menos uma vez a cada trimestre.

Também é importante que certidões negativas e cíveis sejam solicitadas sempre que um novo trabalhador for integrar a equipe terceirizada. Isso visa garantir que o novo contratado também não tenha qualquer problema cível ou criminal.

Leia também::: Como monitorar riscos na gestão de terceiros?

Tenha um sistema de controle de documentos

Além disso, é fundamental um controle rígido de todos os documentos das equipes terceirizadas e de seus funcionários, para garantir acesso rápido às informações e controle de validade dos documentos.

Neste sentido, a Tertium conta com um sistema completo de gestão documental de terceiros, que pode ajudar às empresas a ter tal controle, de forma prática, rápida e transparente.

A plataforma Tertium também facilita o gerenciamento e o envio de documentos de colaboradores terceirizados, garantindo a segurança dos processos de trabalho para o tomador e o terceiro de forma descomplicada.

Esperamos que tenha encontrado a resposta sobre solicitar quais documentos a terceiros e, para contar com a plataforma da Tertium em sua empresa, entre em contato com nossa equipe técnica e veja como contratá-la!