Tal processo ajuda a avaliar e monitorar o desempenho de seus parceiros comerciais, fornecedores e prestadores de serviços. Dessa maneira, é possível otimizar suas estratégias de auditoria e garantir que seus parceiros estejam alinhados com os padrões de conformidade e qualidade estabelecidos.

Para você entender um pouco mais sobre o que é a auditoria de campo na gestão de terceiros, e quais as melhores práticas para implantá-la no seu negócio, confira o artigo que compartilhamos abaixo!

O que é uma auditoria de campo na gestão de terceiros?

A auditoria de campo na gestão de terceiros é um processo sistemático e independente de avaliação das práticas, processos, políticas e desempenho de terceiros. 

O objetivo é verificar se eles estão cumprindo as normas legais, regulatórias e contratuais, bem como os padrões éticos e de qualidade estabelecidos pela empresa.

As auditorias de campo podem ser realizadas internamente ou por auditores externos especializados. 

Elas abrangem uma ampla gama de áreas, como segurança da informação, responsabilidade social, meio ambiente, qualidade do produto e saúde e segurança ocupacional.

E entre os benefícios de uma auditoria de campo na gestão de riscos de terceiros, podemos citar: 

Garantir a conformidade legal e regulatória

A auditoria de campo permite às empresas verificar se os terceiros estão cumprindo as leis e regulamentos aplicáveis, minimizando assim o risco de penalidades, multas e danos à reputação.

Reduzir riscos operacionais e financeiros

Identificar e mitigar riscos relacionados a terceiros é fundamental para a estabilidade financeira e operacional das empresas. A auditoria de campo ajuda a identificar falhas, irregularidades e áreas de melhoria nos processos e práticas dos parceiros comerciais terceirizados, permitindo a implementação de medidas corretivas e preventivas.

Melhorar a qualidade e a eficiência dos processos

A auditoria de campo pode revelar oportunidades para otimizar processos e melhorar a qualidade dos produtos e serviços fornecidos pelos terceiros, aumentando a satisfação do cliente e a competitividade no mercado.

Fortalecer a responsabilidade social e a sustentabilidade

As empresas estão cada vez mais conscientes da importância da responsabilidade social e da sustentabilidade em suas operações e cadeias de suprimentos. A auditoria de campo permite verificar se os terceiros estão cumprindo os compromissos éticos, sociais e ambientais estabelecidos pela empresa, fortalecendo sua imagem corporativa e atração para investidores e consumidores conscientes.

Estabelecer relações sólidas e transparentes com terceiros

As auditorias de campo podem ajudar a construir relações de confiança e transparência entre as empresas e seus parceiros comerciais terceirizados, facilitando a comunicação, a cooperação e a resolução de problemas.

Quais as melhores práticas?

A auditoria de campo na gestão de riscos de terceiros tem se tornado cada vez mais importante. Nesse contexto, é essencial que as empresas adotem práticas eficazes para garantir a conformidade e reduzir os riscos associados às parcerias comerciais. 

E entre as melhores práticas, destacamos a seguintes:

Entenda a importância da auditoria de campo na gestão de terceiros

A auditoria de campo na gestão de terceiros é uma ferramenta essencial para assegurar a conformidade legal e regulatória das empresas, bem como para prevenir fraudes e irregularidades. 

Ao realizar auditorias de campo, as empresas podem obter informações detalhadas sobre o desempenho e a conformidade de seus fornecedores, prestadores de serviço e outros parceiros comerciais.

Defina o escopo e os objetivos da auditoria

Antes de iniciar uma auditoria de campo, é crucial definir claramente seu escopo e objetivos. 

Isso inclui identificar quais processos, áreas e riscos serão avaliados e quais resultados são esperados. 

Também é importante estabelecer os critérios de avaliação e os indicadores de desempenho que serão utilizados durante a auditoria.

Desenvolva um plano de auditoria detalhado

Um plano de auditoria bem estruturado deve incluir informações sobre os recursos necessários, cronograma e responsabilidades dos membros da equipe de auditoria. 

A auditoria de campo na gestão de terceiros deve detalhar as etapas e procedimentos a serem seguidos, bem como as técnicas e ferramentas que serão utilizadas para coletar e analisar informações.

Treine e capacite a equipe de auditoria

Uma auditoria de campo na gestão de terceiros eficaz exige uma equipe altamente qualificada e experiente. 

Por isso, é fundamental investir no treinamento e desenvolvimento dos membros da equipe de auditoria, garantindo que eles possuam as habilidades e conhecimentos necessários para conduzir a auditoria de acordo com os padrões estabelecidos.

Estabeleça uma comunicação eficiente com os terceiros envolvidos

É importante manter uma comunicação aberta e transparente com os terceiros envolvidos na auditoria. 

Isso inclui informá-los sobre o propósito, escopo e expectativas da auditoria, bem como fornecer feedback contínuo sobre o andamento e os resultados obtidos.

Utilize tecnologias e ferramentas adequadas

A adoção de tecnologias e ferramentas específicas para a realização de auditorias de campo pode facilitar a coleta e análise de informações, aumentar a eficiência do processo e melhorar a precisão dos resultados. 

Algumas ferramentas úteis incluem softwares de gestão de auditorias, plataformas de análise de dados e aplicativos móveis para coleta de informações em tempo real.

Leia também::: O que um software de gestão de terceiros pode fazer pela sua empresa?

Mantenha as informações de terceiros em segurança

Como fica claro, as melhores práticas para auditoria de campo na gestão de riscos de terceiros são cruciais para garantir conformidade, eficiência e qualidade nas relações comerciais com parceiros, fornecedores e prestadores de serviços. 

Implementar um plano de auditoria bem estruturado, treinar e capacitar a equipe de auditoria e estabelecer uma comunicação eficiente com os terceiros são alguns dos passos essenciais para alcançar sucesso nesse processo.

Além disso, o controle documental é uma parte fundamental da gestão de riscos, pois permite às empresas monitorar e rastrear documentos, certificações e informações relevantes para assegurar que os terceiros estejam em conformidade com os requisitos legais. 

Nesse sentido, a Tertium é uma referência no mercado, oferecendo uma plataforma de gestão documental de terceiros inovadora e eficiente. Ela simplifica a administração e análise de documentos, auxiliando as organizações na redução de riscos e na melhoria do relacionamento com seus parceiros comerciais.

Ao seguir essas práticas recomendadas e investir em soluções tecnológicas eficazes como a plataforma da Tertium, as empresas podem garantir uma gestão de terceiros mais robusta e transparente, reduzindo riscos e impulsionando o sucesso a longo prazo.

Esperamos que o artigo com as melhores práticas de auditoria de campo na gestão de terceiros tenha sido útil e, para conhecer a plataforma de gestão documental da Tertium, clique aqui e converse com nossa equipe!

Ao adotar esta norma, as empresas podem desenvolver um sistema eficaz de gestão de riscos, que assegura não só a identificação e a avaliação, mas também a implementação de estratégias adequadas para mitigá-los.

No artigo que preparamos abaixo, vamos apresentar os componentes fundamentais da ISO 31000 e como eles se aplicam ao contexto internacional. Além disso, abordaremos a relevância dessa norma para o Processo de Gestão de Riscos (PGR), para contribuir para o crescimento e a resiliência das empresas no cenário global.

O que é a ISO 31000?

A ISO 31000 é uma norma internacional desenvolvida pela Organização Internacional de Normalização (ISO) e publicada em 2009. 

Ela estabelece diretrizes e princípios gerais para a gestão de riscos nas organizações, independentemente do tamanho, setor ou atividades desenvolvidas.

A norma tem como objetivo auxiliar as empresas na implementação de processos e políticas de gerenciamento de riscos, garantindo que a tomada de decisões seja baseada em informações consistentes e confiáveis. 

A ISO 31000 não é certificável, mas pode ser usada como uma ferramenta para melhorar a gestão de riscos e a governança corporativa.

Diferenciais da ISO 31000

A ISO 31000 conta com alguns diferenciais que beneficiam as empresas, entre as quais podemos destacar: 

Abordagem abrangente e sistemática

A ISO 31000 oferece uma abordagem completa e sistemática para a gestão de riscos. Ela se baseia em princípios, estrutura e processo, permitindo às organizações identificar, analisar, avaliar e tratar riscos de maneira estruturada.

Aplicabilidade em diferentes contextos

A norma é aplicável a qualquer tipo de organização e risco, seja ele operacional, financeiro, legal ou de imagem. Isso permite que as empresas adotem a ISO 31000 como uma referência para a gestão de riscos em todos os níveis e áreas da organização.

Melhoria contínua

A ISO 31000 enfatiza a importância da melhoria contínua no gerenciamento de riscos. A norma incentiva as organizações a avaliar e adaptar periodicamente suas práticas de gestão de riscos, garantindo a eficácia dos processos e políticas.

O Processo de Gestão de Riscos (PGR)

O Processo de Gestão de Riscos (PGR) é um componente central da ISO 31000, atuando como uma ferramenta para identificar, analisar, avaliar, tratar e monitorar os riscos nas organizações. 

O PGR segue um processo estruturado e contínuo, que auxilia na tomada de decisões e na alocação eficiente de recursos, permitindo que as empresas alcancem seus objetivos estratégicos e operacionais, minimizando as possíveis consequências negativas. 

O PGR envolve as seguintes etapas:

• Comunicação e Consulta: Nesta fase, é crucial estabelecer um diálogo aberto e transparente com as partes interessadas, incluindo colaboradores, fornecedores, clientes e órgãos reguladores, a fim de garantir que todas as perspectivas sejam consideradas no processo de gestão de riscos.
• Estabelecimento do Contexto: É importante compreender o ambiente interno e externo da organização, levando em consideração aspectos como cultura organizacional, estratégias, processos, metas, regulamentações e condições de mercado. Esta etapa auxilia na identificação de áreas vulneráveis e oportunidades de melhoria.
• Identificação de Riscos: Aqui, é essencial identificar os riscos potenciais que podem afetar o desempenho e a consecução dos objetivos da organização. Estes riscos podem incluir ameaças financeiras, operacionais, legais, tecnológicas, ambientais, entre outras.
• Análise de Riscos: Nesta etapa, os riscos identificados são analisados para determinar sua probabilidade de ocorrência e seu impacto, caso se materializem. A análise de riscos possibilita a compreensão das possíveis consequências e a definição de prioridades de gerenciamento.
• Avaliação de Riscos: Com base na análise, os riscos são avaliados e classificados de acordo com seu nível de criticidade. Esta etapa é fundamental para a tomada de decisões sobre quais riscos devem ser tratados e quais podem ser aceitos.
• Tratamento de Riscos: Após a avaliação, são desenvolvidas estratégias para gerenciar e mitigar os riscos. Essas estratégias podem incluir a eliminação, a redução, a transferência ou a aceitação do risco. O tratamento de riscos deve ser alinhado às políticas e objetivos da empresa.

Importância no processo de gestão de riscos internacionais

A ISO 31000 pode ser aplicada na gestão de riscos internacionais, ajudando as empresas a enfrentar os desafios de um ambiente de negócios globalizado. 

Abaixo, listamos algumas das principais maneiras pelas quais a ISO 31000 auxilia no processo de gestão de riscos internacionais:

Identificação e avaliação de riscos

A ISO 31000 orienta as empresas a identificar e avaliar riscos internacionais, como mudanças na legislação, flutuações cambiais, instabilidade política e concorrência global. 

A norma fornece uma metodologia para avaliar a probabilidade e o impacto desses riscos, facilitando a priorização das ações de mitigação.

Estratégias de mitigação

A norma auxilia as empresas na definição de estratégias de mitigação para riscos internacionais. 

A ISO 31000 ajuda na escolha de ações apropriadas, como diversificação de mercados, adoção de políticas de hedge e estabelecimento de parcerias locais.

Comunicação e monitoramento

A ISO 31000 destaca a importância da comunicação e monitoramento dos riscos internacionais. 

A norma orienta as organizações a compartilhar informações sobre riscos com os principais interessados e a estabelecer mecanismos de monitoramento e revisão periódica dos riscos e das estratégias de mitigação.

Cultura de gestão de riscos

A implementação da ISO 31000 promove uma cultura de gestão de riscos nas empresas, incentivando a conscientização e o envolvimento de todos os colaboradores no processo de gerenciamento de riscos internacionais. 

A norma enfatiza a importância da liderança e do comprometimento da alta direção na promoção de uma cultura de gestão de riscos eficiente e eficaz.

Leia também::: O que um software de gestão de terceiros pode fazer pela sua empresa?

Adote a ISO 31000 na sua empresa

Como fica claro, a ISO 31000 é uma norma internacional que estabelece diretrizes e princípios fundamentais para a gestão de riscos em organizações de todos os tamanhos e setores. 

Sua relevância no contexto de mitigar riscos internacionais é fundamental, permitindo uma abordagem sistemática e abrangente na identificação, análise, avaliação e tratamento de riscos.

Isso permite que as organizações desenvolvam estratégias eficazes de mitigação e enfrentem desafios inerentes às operações internacionais. Além disso, a norma promove a integração da gestão de riscos em todos os níveis organizacionais. Dessa forma, garante-se que a cultura de gestão de riscos seja incorporada e fortalecida em todas as áreas e processos da organização.

Por fim, a ISO 31000 desempenha um papel crucial no fortalecimento da resiliência e sustentabilidade das organizações no cenário global. Ao adotar essa norma e aplicá-la ao PGR, as empresas podem enfrentar os desafios e incertezas de um mundo interconectado com maior confiança e preparação, garantindo, assim, sua prosperidade e sucesso a longo prazo. 

Portanto, a ISO 31000 é uma ferramenta valiosa que deve ser considerada por todas as organizações que buscam aprimorar sua gestão de riscos e garantir uma atuação sólida e resiliente no mercado internacional.

Esperamos que o artigo sobre a ISO 31000 ajude seu negócio a prosperar e, para mais informações como esta, confira também nosso artigo “ESG: o que é, vantagens e como implementar na empresa”.

Nesse sentido, a tecnologia tem se mostrado uma aliada fundamental, por meio de softwares e plataformas que oferecem uma série de benefícios para as empresas que os utilizam. 

No artigo que compartilhamos abaixo, vamos apresentar o é um software de gestão de terceiro, o que ele oferece e quais os benefícios para as empresas que contam com essa tecnologia. Siga a leitura e tire suas dúvidas agora mesmo!

O que é um software de gestão de terceiros?

Um software de gestão de terceiros é uma ferramenta que ajuda as empresas a gerenciar trabalhadores terceirizados. 

Ele automatiza e simplifica tarefas administrativas, como monitoramento de horas trabalhadas, gestão de contratos, faturamento e pagamentos.

Empresas de todos os setores utilizam trabalhadores terceirizados para realizar diversas tarefas, como limpeza, segurança, manutenção e serviços de tecnologia da informação. 

Embora os trabalhadores terceirizados possam fornecer um conjunto específico de habilidades ou serviços necessários, a sua gestão pode ser um desafio para as empresas, especialmente aqueles com muitos trabalhadores terceirizados em diferentes locais.

Um software de gestão de terceiros pode ajudar as empresas a gerenciar melhor seus funcionários terceirizados, simplificando o processo de contratação, monitoramento de desempenho e faturamento. 

Algumas das principais funções que um software de gestão de terceiros pode oferecer incluem:

Gerenciamento de contratos

O software de gestão de terceiros pode ajudar as empresas a gerenciar contratos com fornecedores de serviços terceirizados. Isso inclui a criação de contratos, a definição de termos e condições e monitoramento de prazos.

Monitoramento de horas trabalhadas

O software de gestão de terceiros pode ajudar as empresas a monitorar as horas trabalhadas pelos trabalhadores terceirizados. 

Isso permite que as empresas controlem o tempo gasto pelos trabalhadores terceirizados em cada trabalho, facilitando a gestão do tempo e o faturamento preciso dos serviços prestados.

Pagamento de fornecedores

O software de gestão de terceiros pode ajudar as empresas a automatizar o processo de pagamento aos fornecedores de serviços terceirizados. 

Entre eles estão o processamento de faturas, a validação de pagamentos e a geração de relatórios financeiros.

Avaliação de desempenho

O software de gestão de terceiros pode ajudar as empresas a avaliar o desempenho dos trabalhadores terceirizados. 

Isso pode incluir a coleta de feedback dos clientes, a avaliação da qualidade do trabalho realizado e a identificação de oportunidades de melhoria.

Leia também::: Como fazer a gestão de documentos de terceiros com segurança?

Quais os benefícios de um software de gestão de terceiros?

Um software de gestão de terceiros é uma solução tecnológica que permite que empresas gerenciem e monitorem as atividades de seus fornecedores e parceiros de negócios de forma mais eficiente. 

Ele pode oferecer uma série de benefícios para empresas que precisam lidar com muitos terceiros em suas operações diárias.

E entre os principais benefícios, destacamos os seguintes:

Melhor controle sobre as atividades dos terceiros

Um software de gestão de terceiros pode ajudar uma empresa a ter um melhor controle sobre as atividades dos seus fornecedores e parceiros de negócios. 

Ele pode fornecer visibilidade em tempo real sobre o desempenho e o cumprimento dos acordos contratuais, permitindo que a empresa identifique rapidamente quaisquer problemas ou riscos que possam surgir.

Redução de riscos e custos

Ao permitir que a empresa monitore e avalie os fornecedores e parceiros de negócios, um software de gestão de terceiros pode ajudar a reduzir riscos e custos associados a atividades de terceiros. 

Por exemplo, pode ajudar a evitar situações em que um fornecedor não cumpre as obrigações contratuais, o que pode levar a atrasos no projeto e perda de dinheiro.

Melhor conformidade regulatória

Um software de gestão de terceiros pode ajudar a garantir que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações governamentais e setoriais. 

Ele pode ajudar a rastrear a conformidade com políticas e regulamentos. Também pode monitorar as atividades dos fornecedores para garantir que eles estejam em conformidade com as leis trabalhistas.

Maior eficiência operacional

Um software de gestão de terceiros pode ajudar a melhorar a eficiência operacional da empresa, permitindo que ela gerencie melhor os relacionamentos com os fornecedores e parceiros de negócios. 

Melhor tomada de decisão

Ao fornecer informações valiosas sobre o desempenho dos fornecedores, um software de gestão de terceiros pode ajudar a empresa a tomar decisões mais assertivas. Seja sobre quais fornecedores são os melhores para trabalhar e como gerenciar melhor os relacionamentos com eles.

Leia também::: Dicas para engajar os fornecedores na gestão de documentos de terceiros

Tenha a tecnologia como aliada da sua empesa

Como fica claro, um software de gestão de terceiros pode trazer uma série de benefícios para empresas que precisam lidar com muitos terceiros em suas operações diárias. 

Desde o controle das atividades dos fornecedores até a redução de riscos e custos, a melhoria da conformidade regulatória e a eficiência operacional, uma  plataforma pode ajudar as empresas a gerenciar melhor seus relacionamentos com terceiros e tomar decisões assertivas. 

Se você é responsável por gerenciar muitos terceiros em sua empresa, pode valer a pena o uso de um software para melhorar seus processos.

Aqui na Tertium somos especialistas em software para gestão de terceiros. Nossa plataforma é completa e facilita o gerenciamento e o envio de documentos de colaboradores terceirizados. Isso garante a segurança dos processos de trabalho para o tomador e o terceiro de forma descomplicada.

Por fim, esperamos que tenha compreendido quais as vantagens de um software de gestão de terceiros e como ele pode beneficiar sua empresa. E para contar com a plataforma da Tertium, clique aqui e converse com nossos consultores.

Nos últimos anos, houve um aumento significativo no número de vazamentos de dados e invasões de hackers em empresas de diversos setores. Isso resultou em um maior interesse pela proteção de dados, especialmente com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil. 

A LGPD é uma regulamentação que estabelece regras para o tratamento de dados pessoais pelas empresas e tem como objetivo garantir a privacidade dos dados de seus clientes.

No artigo que preparamos abaixo, vamos explicar o que é a LGPD, como ela funciona, e quais as penalidades que as empresas podem sofrer se não aderirem à lei. Siga a leitura e tire suas dúvidas!

O que é a LGPD e como ela funciona?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação brasileira que estabelece regras para a coleta, armazenamento, processamento e compartilhamento de dados pessoais no país. 

Aprovada em 2018, a lei tem como objetivo proteger os direitos fundamentais de privacidade e liberdade dos cidadãos brasileiros e impor regras claras para o uso de informações pessoais por empresas e instituições.

A LGPD entrou em vigor em 18 de setembro de 2020, após um período de transição de dois anos. Desde então, todas as empresas e organizações que coletam, armazenam e processam dados pessoais no Brasil estão sujeitas às regras estabelecidas pela lei. 

Isso inclui empresas de todos os setores, desde a saúde e financeiro até o varejo e a tecnologia.

A LGPD estabelece uma série de direitos e obrigações relacionados à proteção de dados pessoais. Algumas das principais regras incluem:

• Consentimento: as empresas devem obter o consentimento dos usuários antes de coletar, armazenar ou processar seus dados pessoais.
• Transparência: as empresas devem informar aos usuários quais dados estão sendo coletados, como serão usados e com quem serão compartilhados.
• Acesso: os usuários têm o direito de acessar seus dados pessoais, corrigi-los ou excluí-los caso desejem.
• Segurança: as empresas devem tomar medidas para proteger os dados pessoais dos usuários contra acessos não autorizados e vazamentos.
• Responsabilidade: as empresas são responsáveis por garantir que seus parceiros de negócios e fornecedores também sigam as regras estabelecidas pela LGPD.

A LGPD é uma importante legislação para garantir a proteção dos dados pessoais dos cidadãos brasileiros em um mundo cada vez mais conectado e dependente de informações digitais. 

Ao estabelecer regras claras e punições rigorosas para empresas que não cumpram suas obrigações, a lei busca garantir que os direitos fundamentais de privacidade e liberdade sejam respeitados em todas as esferas da sociedade.

O que precisa ser feito para a implantação nas empresas?

Para se adequar à LGPD, as empresas devem seguir uma série de medidas, que incluem a criação de um programa de governança de dados e a revisão das políticas de privacidade. 

O primeiro passo é nomear um encarregado de proteção de dados, que será responsável por garantir a conformidade com a LGPD.

As empresas também devem realizar uma análise de risco para identificar os dados que possuem e o nível de sensibilidade de cada um deles. 

Em seguida, é necessário criar uma política de segurança da informação para garantir a proteção adequada dos dados pessoais. Essa política deve estabelecer medidas de segurança, como criptografia, monitoramento de acesso e backup de dados.

Além disso, as empresas devem elaborar uma política de privacidade clara e transparente, que explique como os dados pessoais são coletados, armazenados, processados e compartilhados. A política de privacidade também deve informar os direitos dos titulares dos dados, como o direito de acesso, correção e exclusão dos dados.

Leia também::: Dicas para engajar os fornecedores na gestão de documentos de terceiros

Quais são as penalidades que a empresa pode ter se não aderir à LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação criada com o objetivo de proteger a privacidade e os dados pessoais dos cidadãos. 

Essa lei se aplica a todas as empresas, independentemente do tamanho ou do setor de atuação, que tratam dados pessoais de clientes, funcionários ou terceiros. 

Se uma empresa não adere à LGPD, ela pode enfrentar diversas penalidades e sanções, que podem afetar negativamente seus negócios e reputação, tais como:

Multas

A LGPD prevê multas significativas para as empresas que não cumprem as suas obrigações. As multas podem chegar a 2% do faturamento da empresa, limitado a R$ 50 milhões por infração. 

As multas são aplicadas por órgãos de proteção de dados, como a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), que foi criada para fiscalizar a implementação da LGPD no Brasil. 

As multas podem ser aplicadas por várias infrações, como não ter consentimento para coletar dados pessoais, não ter um encarregado de proteção de dados, não ter um plano de resposta a incidentes de segurança e não notificar a ANPD sobre uma violação de dados.

Danos à reputação da empresa

Uma empresa que não adere à LGPD pode sofrer danos significativos à sua reputação. Isso ocorre porque a proteção da privacidade e dos dados pessoais é uma preocupação crescente entre os consumidores. 

Se uma empresa não consegue proteger adequadamente os dados pessoais de seus clientes, ela pode perder a confiança dos clientes e sofrer prejuízos financeiros a longo prazo. A reputação negativa pode se espalhar rapidamente por meio das redes sociais e da mídia.

Perda de negócios

As empresas que não aderem à LGPD podem perder negócios e oportunidades de mercado. Isso ocorre porque muitos clientes e fornecedores exigem que as empresas cumpram a LGPD antes de fazer negócios com elas. 

As empresas que não estão em conformidade com a LGPD podem ser excluídas de licitações e concorrências, bem como perder clientes para concorrentes que cumpram as obrigações da lei.

Responsabilidade civil

A empresa que não aderir à LGPD pode ser responsabilizada civilmente pelos danos causados aos titulares dos dados pessoais. 

Se um indivíduo sofrer danos, como roubo de identidade ou perda financeira, como resultado do tratamento inadequado de seus dados pessoais por uma empresa, ele pode entrar com uma ação judicial contra a empresa. 

A empresa pode ser obrigada a pagar indenizações por danos morais e materiais, o que pode ser um valor significativo.

Leia também::: Como melhorar o Social do ESG na sua empresa?

Proteja os dados na sua empresa

Agora que você já sabe o que é LGPD, é importante compreender que ela precisa ser implantada o quanto antes na sua empresa, incluindo a proteção de dados de terceiros.

Afinal, a LGPD estabelece regras claras para a coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de informações pessoais, além de obrigar as empresas a implementarem medidas de segurança para evitar incidentes de vazamento ou roubo de dados. 

Com a entrada em vigor da LGPD, os indivíduos passam a ter mais controle sobre seus dados pessoais e as empresas são incentivadas a agir com transparência e responsabilidade no uso dessas informações. 

Em relação aos dados de terceiros, é igualmente importante que a coleta e armazenamento das informações sigam as diretrizes da LGPD. Aqui na Tertium temos uma plataforma de gestão de documentos de terceiros que já segue a Lei Geral de Proteção de Dados.

Dessa forma, sua empresa está atendendo à legislação em relação aos dados e informações de terceiros, e não corre riscos de sofrer as sanções pelo descumprimento.

Por fim, esperamos que tenha compreendido o que é LGPD e, para implantar a plataforma da Tertium na sua empresa e ter uma melhor gestão documental de terceiros, clique aqui e já converse com nossos consultores.

Ele é, basicamente, a sigla para Environment, Social and Governance, ou em português, Meio Ambiente, Social e Governança. Trata-se de um conjunto de critérios que avaliam o desempenho das empresas em relação a questões ambientais, sociais e de governança corporativa. 

De acordo com uma pesquisa da KPMG, 92% das maiores empresas do mundo já fazem alguma referência ao ESG em seus relatórios financeiros. No Brasil, segundo levantamento da B3, a Bolsa de Valores brasileira, o número de empresas com ações que seguem critérios ESG aumentou 45% entre 2018 e 2021. 

Para que você entenda o que é o ESG e quais as vantagens para as empresas que adotem esses critérios, preparamos o artigo que compartilhamos abaixo. Confira!

O que é o ESG?

O ESG é um termo que ganha cada vez mais destaque nos últimos anos, especialmente no mundo dos negócios e finanças. Mas exatamente o que é ESG?

A sigla ESG representa três critérios diferentes que muitas vezes são usados ​​como medidas para avaliar a sustentabilidade e responsabilidade social das empresas. Esses três critérios são:

• Ambiental (Environmental): relacionado às práticas ambientais das empresas, como uso de energia renovável, gestão de resíduos, emissões de gases de efeito estufa, gases de efeito estufa, entre outros.
• Social (Social): relacionado às práticas sociais das empresas, como diversidade e inclusão, direitos humanos, saúde e segurança dos funcionários, relações com fornecedores e comunidades locais, entre outros.
• Governança (Governance): relacionado às práticas de governança das empresas, como transparência nas divulgações, remuneração de executivos, independência do conselho, políticas anticorrupção, entre outros.

O ESG é usado por investidores e analistas financeiros para avaliar o desempenho das empresas sob uma perspectiva mais ampla do que apenas a lucratividade financeira. 

Cada vez mais, investidores e analistas estão interessados ​​em investir em empresas que tenham uma abordagem holística e sustentável para os negócios, e que considerem os impactos ambientais e sociais de suas operações.

Leia também::: Qual o papel da tecnologia na redução de passivos?

Incorporação do ESG nas empresas

Além disso, muitas empresas também estão incorporando critérios ESG em suas próprias operações e estratégias. Eles estão percebendo que adotar práticas comportamentais e responsáveis ​​não é apenas uma coisa certa a fazer, mas também pode ser benéfico para os negócios a longo prazo.

Por exemplo, as empresas que usam práticas ambientais responsáveis ​​​​podem reduzir custos de energia e desperdício, além de melhorar sua satisfação com consumidores e investidores que valorizam a sustentabilidade. 

As empresas que adotam práticas sociais responsáveis ​​​​podem melhorar a satisfação e produtividade dos funcionários, bem como o apoio da marca.

No geral, o ESG é uma abordagem que incentiva as empresas a adotar uma visão mais ampla e responsável de seus negócios, considerando os impactos ambientais, sociais e de governança de suas operações. 

À medida que mais investidores e empresas adotam o ESG como uma medida de desempenho, espera-se que o impacto sustentável e responsável se torne cada vez mais importante para o sucesso a longo prazo nos negócios.

Quais as vantagens do ESG nas empresas

ESG é uma sigla que representa as áreas ambientais, sociais e de governança. A adoção de práticas de ESG nas empresas vem se tornando cada vez mais importante para o sucesso e a sobrevivência das organizações. E entre as principais vantagens para as empresas, podemos listar:

Redução de riscos e custos

Uma das principais vantagens do ESG é a redução de riscos e custos associados a problemas ambientais, sociais e de governança. Empresas que não se preocupam com esses aspectos podem enfrentar processos judiciais, multas, perda de reputação e ações de investidores e consumidores que não querem se associar a práticas que consideram prejudiciais. 

Por outro lado, empresas que adotam práticas de ESG podem evitar esses riscos e custos, além de obter benefícios financeiros, como redução de custos de energia e materiais.

Atração de investidores e consumidores

Investidores e consumidores estão cada vez mais atentos às práticas de ESG das empresas. Aqueles que se preocupam com tais questões podem preferir investir em empresas que adotam práticas sustentáveis e éticas. 

Empresas que adotam práticas de ESG podem, portanto, atrair mais investidores e consumidores e aumentar sua vantagem competitiva.

Valorização da marca e da reputação

Empresas que adotam práticas de ESG podem valorizar sua marca e reputação. Consumidores, investidores e a sociedade em geral tendem a ter uma visão mais positiva de empresas que se preocupam com questões ambientais, sociais e de governança.

E podem, portanto, estar mais dispostos a fazer negócios com elas e a recomendá-las para outros. Além disso, empresas que se preocupam com o ESG podem atrair e reter talentos que valorizam práticas sustentáveis e éticas.

Inovação e diferenciação

Empresas que adotam práticas de ESG podem encontrar oportunidades de inovação e diferenciação. Ao buscar soluções mais sustentáveis e éticas, as empresas podem desenvolver novos produtos, serviços e processos que atendam às necessidades. 

Além disso, empresas que se preocupam com o ESG podem se diferenciar da concorrência, o que pode levar a vantagens competitivas a longo prazo.

Engajamento e colaboração

Finalmente, empresas que adotam práticas de ESG podem engajar e colaborar com stakeholders, incluindo funcionários, clientes, fornecedores e comunidades locais. 

Essas parcerias podem ajudar as empresas a entender melhor as necessidades e expectativas desses grupos, além de ajudar a identificar oportunidades de melhoria. 

O engajamento e a colaboração também podem ajudar as empresas a construir relacionamentos mais fortes com os consumidores e a promover mudanças positivas em suas comunidades.

Leia também::: Como melhorar o Social do ESG na sua empresa?

Implante na sua empresa

Como fica claro, o ESG é um conjunto de critérios utilizados pelas empresas para avaliar seu desempenho em relação às questões ambientais, sociais e de governança. 

Além de ser uma forma de promover a sustentabilidade, adotar práticas ESG pode trazer diversas vantagens para as empresas, como melhorar sua reputação, atrair investidores, reduzir riscos e aumentar a eficiência operacional. 

Com a crescente conscientização da sociedade sobre a importância da sustentabilidade, investir em ESG pode ser a chave para o sucesso das empresas no futuro. 

É importante que as empresas adotem práticas ESG de forma consistente e transparente, integrando essas questões em sua estratégia e cultura organizacional.

Esperamos que você tenha compreendido o que é ESG e, para ampliar ainda mais seu conhecimento acerca do tema, confira também nosso artigo “ESG na indústria moveleira: como as práticas beneficiam a empresa?”.

O roubo e o uso indevido de informações sobre clientes, funcionários, terceirizados, registros financeiros ou o próprio negócio podem ser catastróficos. A falha em proteger adequadamente os dados de clientes ou funcionários também pode ter consequências legais significativas por meio da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Se você é um funcionário ou proprietário de uma empresa que lida com a gestão de documentos de terceiros, saiba que você está na linha de frente da segurança dos dados. E para saber como proteger as informações, confira o artigo abaixo!

Armazenamento seguro

Certifique-se de que todos os documentos nos quais você está trabalhando sejam armazenados com segurança quando terminar. E isso é especialmente importante com o tratamento de informações digitais.

Por isso, tenha sistemas de segurança instalados nos computadores para impedir invasões ou acessos não-autorizados. E no caso do armazenamento em nuvem, opte por sistemas criptografados.

Leia também::: Como reduzir os riscos de terceiros na segurança do trabalho?

Documentos confidenciais

Ao fazer a gestão de documentos de terceiros, conheça os mais sensíveis e estabeleça protocolos extras de segurança para eles. Os documentos que podem levar a violações de segurança são geralmente os seguintes:

• Registros de funcionários, como informações sobre salários e remunerações
• Informação ao Cliente
• Relatórios de vendas
• Informações financeiras e previsões antes da publicação
• Propriedade intelectual
• Contratos

Quais dados precisam ser protegidos e como precisam ser protegidos varia de empresa para empresa. Portanto, certifique-se de conhecer as especificidades do seu local de trabalho. Se você não tiver certeza do status de um documento, esclareça-o com um superior.

Destruir documentos confidenciais, mas não essenciais

A importância de destruir — ou deletar — documentos confidenciais não pode ser usada sem critérios. Documentos em papel podem ser roubados, fotografados ou simplesmente memorizados. Já documentos digitais podem ser copiados, enviados ou impressos.

Mesmo os documentos descartados representam um problema se não forem devidamente destruídos primeiro, pois os criminosos não hesitam em vasculhar as latas de lixo – físicas e virtuais — em busca de informações. 

Dessa forma, caso precise dar fim a um documento de forma definitiva, faça da forma correta, evitando que por algum motivo o documento possa ser recuperado sem a permissão da sua empresa.

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Conte com ferramentas próprias de gestão de documentos

A melhor forma de fazer a gestão de documentos de terceiros com segurança é contando com ferramentas próprias para isso. Afinal, tais softwares foram desenvolvidos com um propósito específico: fazer o gerenciamento em total segurança das informações.

É isso que você encontra com a plataforma da Tertium, uma plataforma completa e que agrupa em um mesmo lugar todas as informações necessárias sobre os terceirizados. Dessa forma, você elimina riscos jurídicos, economiza horas de trabalho do RH, torna os processos mais rápidos e práticos, e mantém a segurança em alto nível para controle das informações.

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De modo geral, empresas que adotam esta política mostram ao mercado que estão preocupadas com o bem-estar de seus colaboradores, com o meio ambiente e com as suas ações perante a sociedade. 

Mas adotar os critérios ESG na indústria moveleira vão muito além de apenas mostrar uma boa imagem ao mercado: também proporcionam mudanças internas que resultarão em inúmeros benefícios.

Para detalhar estes benefícios, e o que significa o ESG na indústria moveleira, preparamos o artigo abaixo. Siga a leitura e confira!

Mas o que significa ESG?

A sigla ESG é um acrônimo para Environmental, Social and Governance, que em sua tradução para o português refere-se aos princípios ambientais, bem-estar social e melhores práticas administrativas nas empresas.

Alinhadas aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) e à Agenda 2030, as diretrizes ESG são atualmente seguidas internacionalmente. Para citar apenas um exemplo, até 2025, espera-se que 57% dos ativos do fundo mútuo na Europa sejam fundos compatíveis com ESG.

Algumas das questões que podem ser abordadas e tratadas a partir desta perspectiva são as seguintes:

Ações para reduzir o impacto ambiental 

• Redução das emissões de carbono
• Eficiência energética
• Aquecimento global

Ações de responsabilidade social

• Confidencialidade e proteção de dados
• Equidade e respeito pelos direitos humanos
• Segurança no trabalho

Ações de governança corporativa

• Políticas anticorrupção
• Políticas de transparência
• Responsabilidade fiscal

Benefícios do ESG na indústria moveleira 

Os benefícios do ESG na indústria moveleira são variados, e principalmente para aquelas que trabalham com a exportação, podem representar um grande diferencial perante mercados internacionais, tais como:

1. Maior confiança por parte dos investidores

Atualmente, um investimento inteligente é aquele que não só é rentável em termos financeiros, como também é sustentável a longo prazo. Portanto, este é um dos fatores que mais pesa na decisão de potenciais investidores ao analisar o ESG na indústria moveleira.

2. Aumento da lucratividade

Graças ao interesse despertado por uma empresa com uma estratégia bem definida nesta matéria, a indústria moveleira adquire maior liquidez e fiabilidade junto de investidores e instituições de crédito. 

De fato, muitos deles oferecem linhas de crédito especiais para empresas que verificam a implementação de critérios ESG em suas operações e estratégias de responsabilidade social.

3. Melhoria da imagem corporativa

Com a projeção de uma imagem positiva no mercado nacional e internacional, gera-se uma vantagem competitiva em relação às demais empresas do setor moveleiro, o que leva à aquisição e fidelização de novos clientes.

4. Atração e retenção de talentos

Empresas que apresentam comportamento íntegro no trato com seus colaboradores e que adotam ações para reduzir o impacto ambiental são atrativas para os perfis mais competitivos, por isso agregam constantemente valor à sua equipe humana.

5. Menor risco e volatilidade

Esta é uma das vantagens pelas quais os portfólios de investimento ESG são comumente reconhecidos, que também tendem a gerar retornos mais elevados e garantir o retorno do investimento.

Exemplo disso são os resultados de um estudo da S&P Global Market Intelligence, segundo o qual, em 2019, 26 fundos de investimento dobraram o valor de suas carteiras em 2020 em meio à crise do Covid-19 ao evidenciar a implementação dos princípios ESG.

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Aplique o ESG na sua indústria

Como fica claro, adotar critérios ESG na indústria moveleira é de fundamental importância para todos os negócios que desejam ter uma vantagem competitiva. Além de atrair atenção do mercado, possuem maior facilidade de obter linhas de crédito e que podem tornar sua empresa ainda mais forte.

Mas é claro que para isso, um processo precisa ser seguido, e que requer dedicação de toda equipe administrativa da empresa.

É necessário seguir os critérios ESG de fato, sob pena de não ter o devido reconhecimento. Por fim, esperamos que tenha compreendido os benefícios dos critérios ESG na indústria moveleira e, para ampliar ainda mais seu conhecimento acerca do tema, confira também nosso artigo “Quais são os critérios-chave ESG para empresas?”.

Afinal, a sigla ESG engloba fatores ambientais, sociais e de governança. Sabemos que a sustentabilidade conta com práticas mais comuns nas empresas. Reciclagem de lixo, reutilização de recursos e uso de energia renovável são apenas algumas das práticas mais comuns, que norteiam indicadores de sustentabilidade.

A parte Social do ESG é um aspecto que incide principalmente nas condições de trabalho e no respeito pelos direitos humanos. E quando melhor atenção se dá a ele, melhores performances é possível obter do ponto de vista laboral da empresa, e também da visão externa dos órgãos reguladores.

Para saber mais sobre este tema, e como melhorar o Social do ESG na sua empresa, confira o artigo que compartilhamos abaixo!

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Resgatando a parte social do ESG

O componente social do ESG se manifesta por meio de seis diferentes variáveis. Todos eles destacam o tratamento que deve ser dado aos trabalhadores, uma vez que as empresas não podem progredir se não cuidarem adequadamente de seus funcionários.

1. A importância da saúde

A saúde é a base sobre a qual se apoia a sociedade e sua degradação – tanto física quanto mental – tem impacto sistêmico, pois o sucesso do sistema atual está baseado na interdependência. 

Como visto com a pandemia de coronavírus, a degradação em larga escala da saúde individual afeta o desempenho das empresas e da economia em geral. Ao valorizar a saúde, os trabalhadores são capacitados a ter o melhor desempenho e viver suas vidas ao máximo.

Este desejo é de grande importância também para os investidores. O fator “saúde” não é mencionado com muita frequência quando se fala em investimentos, apesar de seu impacto ser significativo. 

É por isso que as empresas ignoram esse fator, priorizando outros fatores de alto impacto. Assim, há riscos financeiros ao não criar locais de trabalho que melhorem o bem-estar. 

Para alcançar uma transição para uma sociedade próspera que coloque o bem-estar no centro, foram criadas iniciativas como o Long-term Investors in People’s Health (LIPH). 

Este projeto visa elevar a saúde a um risco sistêmico para investimentos. O principal objetivo é estabelecer boas práticas e oferecer oportunidades com a ajuda de especialistas que produzem métricas e otimizam a gestão de dados com novos KPIs.

Dessa forma, os investimentos serão direcionados para empresas que projetam os melhores ambientes de trabalho. Isso inclui, entre outros aspectos, ter espaços ergonômicos, horários flexíveis e atendimento psicológico.

2. Desigualdade de renda

A pandemia deu um duro golpe na economia, e os grupos sociais mais vulneráveis ​​foram os mais atingidos por essa situação. Para tentar resolver este problema, é fundamental que as empresas ajustem os seus salários e que estes sejam justos.

O objetivo tem que ser acabar com os funcionários pobres. Uma boa alternativa é estabelecer um salário mínimo na empresa, que não varia de acordo com as atividades desempenhadas. 

Desta forma, os trabalhadores terão uma rede de segurança. No entanto, a remuneração também deve ser justa e relacionada à produtividade.

3. Diversidade, equidade e inclusão

A diversidade é outro fator a ser observado. Multinacionais relevantes no setor de investimentos, como a BlackRock, são claras sobre isso. 

Na verdade, esta empresa americana fez saber que pedirá às empresas certas informações antes de investir nelas. Especificamente, eles terão que informar sobre a composição racial, étnica e de gênero de sua força de trabalho.

4. Habilidades dos funcionários

Ter uma força de trabalho com as competências certas é crucial para a sobrevivência das empresas. Por isso, as empresas devem se esforçar para encontrar os perfis mais talentosos e treiná-los. 

Mas para cumprir este propósito, a inclusão deve ser mantida. O talento é encontrado em cada indivíduo, independentemente de sua origem.

5. Melhorar as comunidades

A parte social do ESG também inclui as comunidades. As empresas estão neles instaladas e contratam quem as compõe. 

Portanto, é importante que parte de suas ações contribuam para melhorar seu bem-estar. Isso permite que eles retribuam o apoio demonstrado pela população na compra de seus produtos e serviços.

6. Inovação social

De acordo com a definição da OCDE, a inovação social é feita através do desenho e implementação de novas soluções que impliquem uma “mudança conceptual, de processo, de produto ou organizacional, cujo objetivo final é melhorar o bem-estar das pessoas e comunidades”. 

E é que por meio de diferentes iniciativas empreendedoras, inovadores sociais melhoraram a vida de 722 milhões de pessoas nos últimos 25 anos, segundo estimativa da Fundação Schwabpara o empreendedorismo social. 

Muitas iniciativas empreendidas pela economia social e pela sociedade civil provaram ser inovadoras na resolução de problemas socioeconômicos e ambientais, ao mesmo tempo que contribuem para o desenvolvimento econômico. 

Obter as condições certas para inovar depende das políticas em vigor estabelecidas pela OCDE: “Para aproveitar ao máximo o potencial da inovação social, é necessário um quadro político que apoie os agentes públicos, sem fins lucrativos e privados a co-construir e aplicar soluções socialmente inovadoras e, assim, contribuir para enfrentar problemas socioeconômicos, construir maior resiliência territorial e responder melhor a futuras perturbações.”

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Melhore sua responsabilidade social

Para melhorar o Social do ESG na sua empresa, é fundamental colocar mais foco na chamada responsabilidade social. 

Para que isso não aconteça, as ações do Social no ESG devem ser relevantes, honestas e com resultados mensuráveis​​.

Um exemplo positivo é uma doação para apoiar causas sustentáveis ​​dentro de uma comunidade e que isso é potencializado graças a um projeto baseado na resiliência. Desta forma, a empresa oferece uma ajuda verdadeiramente transformadora para quem precisa.

Por fim, esperamos que tenham compreendido a importância de também melhorar o Social do ESG, como forma de ter mais respaldo de investidores, e atuar de forma pró-ativa em suas comunidades. 

E se deseja aprofundar ainda mais seu conhecimento sobre o tema, confira também nosso artigo “Quais são os critérios-chave ESG para empresas?”

A NR 23 foi originalmente publicada no final da década de 1970 e desde então não havia sofrido alterações. Por conta disso, é possível deduzir que diversos pontos nela previstos estavam desatualizados.

Para explicar quais mudanças da NR 23 você deve estar atento, confira o artigo que compartilhamos abaixo!

O que é a NR 23?

Primeiramente, vamos explicar o que é de fato a NR 23. A Norma Regulamentadora tem como objetivo determinar medidas de proteção e combate à incêndios que devem ser adotadas pelas empresas. 

Para isso, traz uma série de disposições que visam orientar e disciplinar as medidas a serem adotadas, como forma de proteger funcionários e o patrimônio da empresa nos casos de incêndio.

Entre os principais pontos existentes na NR 23 e que devem ser obedecidos pelas empresas, estão:

• Proteção contra incêndios
• Saídas de emergência
• Equipamentos de combate
• Treinamento de incêndio

Quais as principais mudanças da NR 23?

De modo geral, as principais mudanças da NR 23 visam atender a estrutura que foi estabelecida através do artigo 114, do Capítulo VI da Portaria número 672 do Ministério do Trabalho e Previdência.

Basicamente, a estrutura da NR passou a contar com:

• Sumário
• Objetivo
• Campo de aplicação
• Requisitos gerais
• Requisitos técnicos
• Requisitos administrativos

Foram também feitas alterações em algumas nomenclaturas, como a mudança do termo “empregador”, para “organização”. 

Outra importante mudança aplicada na NR 23 diz respeito à comunicação sobre procedimentos e respostas às emergências aos colaboradores, conforme previsto na NR 01.

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Principais mudanças na NR 23

Além dos aspectos técnicos listados acima, as mudanças na NR 23 também apresentam alguns cujas empresas devem estar atentas, tais como:

Respostas

A nova redação da NR 23 determina que toda organização deve adotar medidas de prevenção contra incêndios, em conformidade com a legislação atual e, quando aplicável, de forma complementar, com as normas técnicas oficiais. 

Ou seja, tal mudança encontra respaldo na NR 01, que já previa a necessidade de estabelecer respostas e medidas para os riscos identificados nas empresas.

Sinalização

Também no que diz respeito à sinalização interna em casos de incêndio foram feitas alterações na NR 23. Agora, a abertura, saídas e vias de passagem devem estar sinalizadas de acordo com o padrão estabelecido por cada Estado da federação.

Desobstrução

Por fim, outra mudança na NR 23 diz respeito às vias de passagem em casos de incêndio, que devem estar sempre desobstruídas, para garantir o fluxo de pessoas em caso de uma emergência.

Quais as penalidades pelo não cumprimento da NR 23?

Vale destacar que o cumprimento na NR 23 é obrigatório para todas as organizações, sob pena de penalidades. Caso o não cumprimento seja constatado, a Secretaria de Emprego e Relações do Trabalho (SERT) inicialmente determinará um prazo para a regularização.

Caso tal prazo não seja atendido, então a empresa poderá ser punida com multas, que variam de acordo com a gravidade do problema detectado, bem como a quantidade de pessoas expostas aos riscos.

Além disso, a organização poderá ser responsabilizada por crimes de lesão corporal, além de ter que custear todos os valores com tratamentos médicos que os envolvidos no acidente venham a sofrer. 

Leia também::: LGPD e fornecedores: como reduzir os riscos?

Aplique as mudanças o quanto antes

Como fica claro, as mudanças na NR 23 devem ser observadas com urgência pela sua empresa, para que ela não venha a sofrer as sanções por parte dos órgãos fiscalizadores. 

Mais que isso, a aplicação da norma regulamentadora na sua empresa visa dar a ela e também a todas as pessoas que circulam pela sua estrutura a devida segurança em caso de incêndio.

Por isso, mais que atender ao que determina a legislação, seguir a NR 23 é questão de bom senso por parte dos empreendedores que desejam garantir a segurança do seu patrimônio e das pessoas.

Esperamos por fim que o artigo sobre as mudanças da NR 23 sejam úteis para o seu negócio e, para aprofundar ainda mais seu conhecimento, confira também nosso artigo “Como prevenir acidentes de trabalho e evitar riscos para o tomador?”

O resultado são informações incompletas, falta de transparência e perda de credibilidade nos fornecedores. Afinal, se não são capazes de entregar a documentação, como confiar que farão um bom trabalho, não é mesmo?

Porém, às vezes há fornecedores que desempenham um excelente trabalho, mas pecam na entrega de documentos. Para resolver esse tipo de questão, preparamos abaixo um artigo com algumas dicas para engajar fornecedores na gestão de documentos. Confira!

1. Tenha um sistema de gestão documental

Uma forma de engajar fornecedores na gestão de documentos é tendo a tecnologia como aliada. Enviar documentos via internet pode ser muito mais fácil do que entregá-los presencialmente na empresa.

Para isso, um sistema de gestão documental é o primeiro passo para quem deseja engajar fornecedores na gestão de documentos. Com uma maneira mais fácil e rápida de entregar o que é necessário, certamente os terceiros vão se engajar mais.

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2. Retenha pagamentos

Outra forma de fazer fornecedores entregarem os documentos necessários é reter pagamentos até que a situação seja regularizada. 

Infelizmente, nem sempre apenas as solicitações e os contatos amigáveis podem ser suficientes e, com isso, é sua empresa que pode ser penalizada. Por isso, a retenção do pagamento como forma de pressão nos fornecedores pode ser uma tática usada se necessário.

3. Faça a notificação dos terceiros

Sempre que precisar que determinado documento seja entregue, faça a comunicação formal de solicitação já estabelecendo o prazo e determinando eventuais sanções que podem ocorrer – como a retenção de pagamentos, por exemplo.

Ao fazer a notificação formal, o fornecedor não poderá usar a desculpa que desconhecia a necessidade de entrega de documentos, e também estará ciente de que pode ser penalizado.

4. Solicite documentos antes do vencimento

Para evitar correrias na entrega de documentos ou prazos apertados, tenha um sistema de controle de documentos de terceiros que informe de maneira antecipada quando cada um irá vencer.

Desta forma, é possível fazer a solicitação antecipadamente aos fornecedores, para que eles saibam qual prazo terão para entregar os documentos atualizados. Isso também evita que um documento essencial perca a validade e outro não seja entregue em tempo.

5. Bloqueie acesso dos terceirizados

Por fim, se as medidas acima não surtirem efeito para engajar fornecedores na gestão de documentos, medidas extremas podem ser adotadas.  Uma delas é o bloqueio dos trabalhadores terceirizados na portaria da sua empresa, ou então junto ao canteiro de obras no caso de trabalhos externos.

Isso evita que trabalhadores irregulares devido à falta de documentos estejam prestando serviços à sua empresa, e como consequência possa ocorrer algum sinistro que coloque seu negócio em situação complicada.

Esta também é mais uma forma de pressionar fornecedores a manter sua documentação em dia, garantindo as boas práticas relativas à gestão.

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Conte com a Tertium

Ao seguir as dicas que compartilhamos acima, será mais fácil engajar fornecedores na gestão de documentos. Infelizmente, por melhor relação que sua empresa possa ter com os fornecedores, é necessário também profissionalizar o processo.

Para te ajudar nesta ação, a Tertium conta com um sistema de gestão de documentos, que  facilita o gerenciamento e o envio de documentos de colaboradores terceirizados, garantindo a segurança dos processos de trabalho para o tomador e o terceiro de forma descomplicada. 

Entre os benefícios da nossa plataforma estão:

• Economize horas de trabalho do RH
• Elimine riscos jurídicos
• Assuma a camada estratégica
• Segurança e controle dos documentos

Portanto, se deseja engajar fornecedores na gestão de documentos, siga a nossas dicas e tenha a tecnologia como aliada. E para conhecer a solução da Tertium, clique aqui e já converse com nossos consultores!