Quando falamos de terceiros tendemos a pensar que são apenas nossos fornecedores. Mas, o espectro se amplia quando contemplamos também contratados, parceiros de negócios, representantes comerciais e todos aqueles que apoiam a operação, prestam serviços, distribuem e vendem nossos produtos ou serviços.

Na maioria das vezes, os terceiros têm acesso às informações da empresa e podem tratar dados confidenciais ou sensíveis. Ao mesmo tempo, são uma parte importante do funcionamento da nossa organização.

No entanto, também podem ser uma importante fonte de risco, pois muitas vezes os cibercriminosos procuram através deles chegar aos seus clientes; É por isso que é tão importante ter uma gestão de terceiros estratégica, visando reduzir os riscos, ao mesmo tempo que otimiza suas funções.

No artigo que preparamos abaixo, explicamos como conseguir isso e usar a gestão de terceiros estratégica para sair do gargalo operacional. Confira!

A importância da gestão de terceiros estratégica

As empresas dependem muito de terceiros para obter maior lucratividade, menor tempo de lançamento no mercado, vantagem competitiva e redução de custos. 

No entanto, os relacionamentos com terceiros apresentam vários riscos, incluindo riscos estratégicos, de reputação, regulatórios, de segurança da informação e financeiros. 

Penalidades e danos à reputação por não conformidade, interrupções na cadeia de suprimentos, violações de segurança e roubos de dados envolvendo terceiros estão levando as empresas a melhorar continuamente seus programas de gerenciamento de terceiros.

Com terceiros espalhados pelo mundo, os riscos de interrupção da cadeia de suprimentos estão aumentando. Seja o terremoto e o tsunami no México, as inundações na Tailândia ou a disputa trabalhista no porto de Santos, essas interrupções afetaram muito o fluxo de bens e serviços para as empresas. 

Sem um plano de continuidade de negócios adequado para lidar com esses eventos imprevisíveis, as empresas sofrem não apenas perdas monetárias, mas também perdas de clientes para os concorrentes.

Para minimizar o impacto dos riscos de terceiros no desempenho dos negócios e na imagem da marca, o escopo da gestão de terceiros estratégica está se expandindo além das pesquisas e avaliações tradicionais de riscos e conformidade de terceiros. 

As empresas estão agora tomando medidas mais abrangentes para garantir que seus terceiros não apenas cumpram os regulamentos, mas também protejam informações confidenciais de TI, evitem práticas antiéticas, mantenham um ambiente de trabalho seguro e saudável, reforcem a segurança da cadeia de suprimentos, lidem com interrupções de forma eficaz e sustentem altos níveis de qualidade e desempenho.

É nesse contexto que surge a necessidade de uma visão integrada de risco de terceiros, compliance, desempenho, qualidade e aderência aos contratos. Desenvolver uma gestão de terceiros estratégica para otimizar o relacionamento com tais equipes é essencial, assim como conhecer os terceiros com os quais se lida.

Como melhorar sua gestão de terceiros estratégica

Para otimizar sua gestão de terceiros estratégica, saindo do gargalo operacional e tomando medidas que envolvem todos os departamentos da sua empresa, você deve:

1. Gerenciar e avaliar riscos de terceiros

Cada relacionamento com terceiros traz consigo uma série de riscos que precisam ser identificados a tempo. Esses riscos geralmente são multidimensionais, pois se estendem a fornecedores, contratados, prestadores de serviços e outras partes e podem ter impacto em diferentes níveis da empresa, como linhas de produtos, unidades de negócios e geografias.

Um processo eficaz de gerenciamento de riscos de terceiros começa com a identificação abrangente de riscos de processo, políticos, eventos indesejáveis, de contrato, de não conformidade legal e regulatória e falhas no sistema de informações. 

Esse processo de identificação de risco deve ser seguido por uma análise dos fatores específicos que aumentam o risco de terceiros.

Uma boa prática é focar fortemente nos contratos que regem os relacionamentos com terceiros. Um contrato abrangente e cuidadosamente escrito que descreva os direitos e responsabilidades de todas as partes pode ajudá-lo a gerenciar melhor os relacionamentos com terceiros.

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2. Realizar triagem e integração

Um programa eficaz de triagem e integração de terceiros fornece uma melhor compreensão das equipes e ajuda você a escolher a empresa certa para trabalhar.

As organizações líderes estão adotando uma abordagem baseada em risco para triagem e due diligence de terceiros. Como parte do processo de integração, essas empresas estratificam seus terceiros em várias categorias de risco com base no produto ou serviço oferecido, bem como na localização do terceiro, países de operação e outros fatores-chave. 

Eles definem o processo de triagem e due diligence com base nas categorias de risco. O nível de due diligence é baseado na pontuação de risco do terceiro.

O processo de integração de terceiros é realmente a espinha dorsal de um programa de gestão de terceiros estratégica. Ele ajuda a capturar informações completas de terceiros junto com as certificações, contratos e documentos necessários. 

As avaliações de integração também são necessárias para ajudar a determinar o nível de monitoramento de risco necessário para cada fornecedor.

3. Estabeleça supervisão em nível de diretoria

A alta administração é responsável ​​pelos riscos nos relacionamentos com terceiros. É responsabilidade deles criar uma cultura de transparência e colaboração no ecossistema de terceiros, além de identificar e controlar os riscos decorrentes de tais relacionamentos.

4. Garanta investimento e pessoal apropriados

À medida que as empresas percebem a importância de uma gestão de terceiros estratégica, muitas estão aumentando seus investimentos nesses programas. 

O ideal é que os investimentos se concentrem não apenas em garantir a conformidade regulatória, mas também no gerenciamento de riscos de terceiros e na melhoria do desempenho. 

A equipe adequada também é essencial para gerenciar as iniciativas de gestão em níveis ideais, tanto localmente quanto em todos os locais onde a empresa mantenha operações.

5. Construa processos maduros

Muitas empresas adotam uma abordagem individual para a gestão de terceiros, na qual diferentes departamentos gerenciam diferentes processos de terceiros. Isso leva a redundâncias e dificulta a obtenção de uma visão holística dos relacionamentos. 

A melhor maneira de superar esse desafio é padronizar os processos de forma estratégia entre departamentos e funções. Para isso, adote processos consistentes e bem definidos para triagem de terceiros, integração, avaliações de risco, due diligence, auditorias, gerenciamento de desempenho e monitoramento contínuo. 

Disponibilize informações de terceiros de forma centralizada para facilitar a supervisão, responsabilidade, monitoramento e gerenciamento de riscos, e para garantir que nada passe despercebido.

6. Aproveite a tecnologia

À medida que a gestão de terceiros estratégica se estende além do nível operacional, a tecnologia desempenha um papel crítico no fortalecimento das avaliações, monitoramento e gerenciamento de das equipes terceirizadas. 

As soluções de tecnologia integradas oferecem uma plataforma comum para gerenciar vários terceiros e fornecem maior visibilidade dos riscos e problemas de conformidade.

A tecnologia também pode agilizar o gerenciamento de informações de terceiros, processos de integração, gerenciamento de riscos, auditorias, gerenciamento de conformidade e gerenciamento de desempenho.

Muitas empresas aproveitam a tecnologia para automatizar processos e mapear informações de terceiros para melhor rastreabilidade. Eles também mantêm contratos, documentos e outras informações importantes de terceiros em um banco de dados centralizado para fácil acesso.

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Tenha a Tertium como parceira

Como é possível observar, uma gestão de terceiros estratégica é uma abordagem completa e que precisa acontecer de forma conjunta. Assim se minimizam erros, riscos e eventuais problemas que a terceirização pode ocasionar.

Além disso, ao se ter a  tecnologia como aliada, usando uma plataforma que centraliza todas as informações de terceiros, a empresa tem uma grande vantagem competitiva, reduz tempo e otimiza sua equipe.E aqui na Tertium temos entre nossas soluções um sistema de gestão completa de documentos de terceiros. Ela facilita o gerenciamento e o envio de documentos de colaboradores terceirizados, garantindo a segurança dos processos de trabalho para o tomador e o terceiro de forma descomplicada.

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Ou seja, simplificando ao máximo o conceito, é a delegação de uma atividade ou processo de negócio de uma empresa para outra, evitando gastos com funcionários, já que o valor será pago à empresa prestadora do serviço.

A mudança, apesar de ser bastante conhecida, ainda é relativamente nova no Brasil e ganhou mais popularidade com a reforma trabalhista de 2017, por meio da Lei da Terceirização (Lei 13.429/17). 

Até então, apenas trabalhos não considerados como atividades fim da empresa poderiam ser terceirizadas, tais como limpeza e segurança. Com a alteração da lei, se ampliou a flexibilização da terceirização para os tomadores de serviço, que podem contratar prestadores para que façam atividades fim da empresa.

No artigo abaixo, explicamos melhor como funciona esse processo, e quais os benefícios que ele pode proporcionar à sua empresa.

A terceirização de atividades fim

Como ferramenta administrativa, a terceirização ganhou popularidade por permitir melhores indicadores de desempenho, tanto em termos de competitividade quanto de produtividade. 

Embora gere tais eficiências aos negócios, também traz alguns efeitos indesejáveis, incluindo a eliminação de empregos. Afinal, trabalhos que antes eram realizados internamente na empresa, passaram a ser feitos por prestadores de serviço.

Para o empregador, além do benefício produtivo, a terceirização reduz seus custos com despesas trabalhistas, já que reduzirá seus custos com encargos de funcionários CLTs. No caso da terceirização, ele pagará um valor de acordo com o trabalho contratado, e encargos trabalhistas serão de responsabilidade do prestador de serviço.

Quais as vantagens da terceirização de atividades fim?

A terceirização de atividades fim serve para orientar o desenvolvimento da empresa contratante para atingir seus objetivos estratégicos. Além disso, permite aumentar a eficiência e competitividade da sua produção, principalmente porque:

• Permite que a empresa se concentre nas atividades onde pode gerar mais valor
• Reduz custos, ao flexibilizar orçamentos e agilizar sua estrutura
• Oferece acesso a conhecimentos específicos que a empresa não possui ou não tem interesse em desenvolver, do ponto de vista estratégico

Em segundo lugar, para as empresas contratantes, a terceirização serve como uma oportunidade comercial de prestação de serviços especializados. 

Muitas empresas especializadas, buscando atender a alta demanda por serviços empresariais, foram criadas como resultado do boom da terceirização.

Do ponto de vista da economia, em geral, serve para absorver uma mão-de-obra maior, pois diminui os custos de contratação. 

Os custos trabalhistas geralmente diminuem devido às economias de escala e à especialização dos terceirizados, ao mesmo tempo em que aumentam os níveis de competitividade entre os prestadores de serviço.

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Importância da terceirização

A importância da terceirização reside no fato de que através de sua implementação a alocação de recursos do negócio pode ser otimizada. 

Isso implica a mobilização de recursos de atividades não-produtivas para as competências-chave da empresa, também conhecidas como core business, onde pode obter vantagens competitivas e agregar valor único.

Em outras palavras, executar um processo de terceirização estratégica é importante porque facilita a maximização da rentabilidade dos recursos internos da empresa. 

Adicionalmente, permite a utilização de investimentos, inovações e ativos especializados de fornecedores externos.

Há riscos na terceirização de atividades fim?

Como qualquer outra decisão estratégica de reestruturação organizacional, o processo de terceirização tem riscos potenciais associados, incluindo:

• A eliminação de postos de trabalho, nos casos em que a atividade ou função interna passa a ser terceirizada, pode resultar na desmotivação da força de trabalho e na perda do sentimento de pertencimento à empresa, com a habitual perda de produtividade.
• Caso a avaliação pré-contratual do fornecedor não tenha sido feita com a devida diligência, existe a possibilidade de descumprimento. Isso pode significar sérios obstáculos operacionais que resultarão em perdas de negócios em todos os níveis.
• Os contratos que não tenham as devidas cláusulas de confidencialidade e outras garantias legais, em matéria de propriedade intelectual e segredos industriais, podem dar origem a processos exaustivos e em detrimento do capital intelectual das empresas.
• Qualquer outro tipo de vulnerabilidade referente a possíveis quebras no contrato, falhas de mercado e quebras no nível de serviço, que, consequentemente, geram menos flexibilidade, maiores custos ou reduções na produtividade e eficiência operacional.
• Por fim, as responsabilidades sobre a segurança no trabalho continua sendo também do tomador do serviço, que deve fazer a comunicação do CAT no eSocial em caso de acidente de trabalho dentro da sua empresa.

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Fique atento à gestão de riscos de terceiros

Como mencionamos, a terceirização tem inúmeros benefícios, mas também há alguns pontos que o tomador de serviço precisa estar atento. Um deles diz respeito à gestão de riscos de terceiros que prestam serviços no local.

Ou seja, é papel do tomador do serviço zelar por sua segurança e garantir que nenhum acidente de trabalho ocorra. Afinal, sim, o tomador pode ser responsabilizado se algo estiver irregular, ou mesmo, um acidente ocorrer dentro das dependências da empresa onde o funcionário estiver atuando. 

Ainda que o vínculo de trabalho seja indireto, através de uma empresa prestadora de serviço, a responsabilidade segue sendo do tomador do serviço.

Nesse sentido, é fundamental fazer a gestão de risco, mesmo na terceirização de atividades fim. E para aprofundar mais o conhecimento sobre o tema, confira também o artigo “O que é gestão de riscos de terceiros e como implementar?”.