Cada vez mais empresas optam pela terceirização de serviços que não integram seu core business. E nessa linha, muitas startups se destacam por oferecer soluções inovadoras. Porém, sua contratação deve ser cercada sempre de muita atenção.

Afinal, como são empresas jovens, em geral apresentam maiores riscos de não conseguirem cumprir com o acordado. Neste caso, a empresa contratante pode ter problemas com o produto final. Ao mesmo tempo, atenção à questões legais também são fundamentais e por isso é importante estar atento se a startup segue as devidas regulamentações.

No artigo que compartilhamos abaixo, explicamos mais sobre como fazer a gestão de fornecedor startup, e como centralizar as informações para melhor consulta. Siga a leitura e descubra!

Conhecimento e identificação de potenciais fornecedores 

Antes de iniciar um relacionamento com seus fornecedores startups e outras partes interessadas, é essencial realizar a devida diligência para coletar uma série de dados básicos com os quais proceder a uma posterior classificação e seleção.

Da mesma forma, essas informações devem ser atualizadas periodicamente. Especialmente quando uma relação comercial já começou.

Entre os dados mais destacados, vale destacar os seguintes:

• O endereço físico de seus escritórios ou instalações.
• O setor em que atua.
• Pessoas de contato e equipe de gerenciamento.
• As formas de contato disponíveis.
• O volume e o valor das operações.
• O histórico de transações.
• As certificações que você tem.

Análise de risco para seleção de fornecedor startup

Os dados recolhidos lhe permitirão avaliar e classificar os seus fornecedores startups com base no risco que representam para a atividade do seu negócio ou empresa. 

Essa classificação é essencial para determinar o início, a extensão ou, se necessário, o término de uma relação comercial.

Categorização de risco

Os dados de solvência e confiabilidade de seus fornecedores e parceiros de negócios devem ser categorizados de acordo com:

• A gravidade do possível impacto negativo em seus negócios.
• As probabilidades de tal impacto ocorrer.

Cada organização pode ter uma tolerância de risco maior ou menor. No entanto, é sempre necessário ter critérios que permitam comparar os benefícios potenciais, os riscos de perdas e os custos de oportunidade incorridos.

É importante lembrar que, de modo geral, as startups são empresas que estão iniciando no mercado e por isso a gestão de fornecedor startups merece maior atenção. Afinal, as chances do negócio não prosperar, e com isso você deixar de receber o contratado, é maior.

Estabelecimento de indicadores de desempenho

Para que o tratamento e gestão de fornecedor startup seja eficaz, devem ser estabelecidos KPIs ou indicadores de desempenho. Dessa forma, a gestão e seus resultados podem ser auditados a todo momento.

Alguns dos indicadores recomendados são os seguintes:

• Lista de fornecedores startups e contratados disponíveis e categorizados.
• Número de fornecedores e contratados ativos.
• Resultado da análise de risco de cada fornecedor ou contratado.
• Situação dos contratos com cada fornecedor.
• Riscos identificados e classificados, pela sua probabilidade e impacto negativo.
• Riscos para cada etapa do processo de contratação.
• Histórico de riscos, incidência e impacto.
• Medidas de prevenção aplicadas e seus resultados.
• Medidas de supervisão implementadas e seus resultados.

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Gestão de riscos de fornecedor startup

Por definição, os riscos do fornecedor têm uma natureza mutável. A alteração da mesma pode dever-se a múltiplas circunstâncias, tais como:

• Mudanças regulatórias.
• Detecção de práticas contrárias à ética profissional.
• Aparência de litígio ou sanções contra seus fornecedores e parceiros de negócios.
• Modificação de acordos comerciais.
• Alterações na equipa de gestão.
• Redução ou ampliação do quadro de funcionários.
• Fusões ou aquisições.
• Inovação tecnológica.
• Alteração da situação financeira e solvência.

Eventos naturais, sociais ou políticos que possam afetar a estabilidade do mercado.

É necessário monitorar constantemente a ocorrência dessas circunstâncias e ao longo do ciclo de vida da relação com o fornecedor ou contratado.

Adicionalmente, devem também ser habilitadas medidas de controlo e alerta que permitam a detecção precoce de riscos acrescidos ou o aparecimento de indícios que antecipem a consumação dos referidos riscos.

Alinhamento dos riscos do fornecedor com a gestão de compras e contratação

Obviamente, uma vez categorizados os riscos e estabelecidos os padrões de tolerância, os critérios estabelecidos devem ser disseminados entre as áreas responsáveis ​​por compras e contratações.

Esses critérios devem ser aplicados tanto na negociação com terceiros quanto na elaboração dos contratos. Assim, as cláusulas dos contratos devem contemplar aspectos como:

• Propriedade intelectual.
• As condições contratuais de cumprimento.
• As causas do incumprimento ou rescisão contratual.
• As garantias de conformidade.
• Indenização por violação.
• Os limites da responsabilidade.
• As obrigações e condições de processamento de dados.
• As condições de subcontratação de fornecedores.
• O seguro.
• Ajuste ou desassociação com fornecedores e parceiros de negócios.

Avaliação preventiva dos fornecedores

Finalmente, se a gestão de fornecedor startup revelar um aumento do risco acima do nível tolerável, medidas de ajuste devem ser tomadas imediatamente.

Nos casos mais extremos, o relacionamento comercial com o fornecedor ou parceiro comercial afetado deve ser encerrado. Para isso, o processo de rescisão da relação comercial deve ser estabelecido e documentado.

Além disso, você deve garantir que mantém um registro histórico de todas as operações realizadas, bem como o restante da informação relevante. Nesse sentido, o uso de um sistema de gestão documental de terceiros pode ser uma excelente solução.

Dessa forma, caso o fornecedor volte a ser candidato no futuro, sua análise e seleção poderão ser realizadas de forma mais ágil, já que os dados gerais da startup já estão no seu sistema.

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Conte com a Tertium

Importante destacar que, apesar do risco, um fornecedor startup pode ser uma excelente oportunidade comercial. Em geral, elas possuem ideias disruptivas que podem proporcionar enormes ganhos para o seu negócio. Portanto, a gestão de riscos do fornecedor startup é fundamental.

Mas para isso, a gestão documental é fundamental. Dessa maneira é possível acompanhar os dados do fornecedor, seus riscos, e com isso tomar a melhor decisão em relação ao parceiro comercial.

Aqui na Tertium contamos com um sistema completo de gestão documental de terceiros, que permite que você possa ter uma melhor gestão de fornecedor startup. Para conhecer nosso sistema, basta clicar aqui e já conversar com nossos consultores.

E o resultado são inúmeras dores de cabeça para gestores. Felizmente, com a aprovação da Lei da Terceirização e a Reforma Trabalhista em 2017, já houve significativa redução de passivos de terceiros. Os que ainda existem, estão diretamente ligados à falta de atenção da empresa contratante.

Para saber como evitar isso, e como a tecnologia pode ajudar na redução de passivos de pessoal terceirizado, preparamos o artigo que compartilhamos abaixo. Siga a leitura e tire suas dúvidas!

O custo dos passivos trabalhistas

Não há dúvida de que os acidentes de trabalho se traduzem em inúmeros custos humanos, sociais, econômicos ou jurídicos. 

De acordo com a Organização Internacional do Trabalho (OIT), estima-se que em todo o mundo, os trabalhadores percam, em média, pelo menos 4 dias de trabalho por ano devido a acidentes de trabalho. Isso representa um custo de 3,94% do Produto Interno Bruto (PIB) mundial.

O custo humano

O mais preocupante acima de todos os custos é o humano. Isso se traduz em termos de saúde e qualidade de vida devido à deficiência da pessoa, bem como às sequelas físicas e mentais decorrentes de um acidente ou doença profissional. 

As sequelas podem ser tanto incapacitantes quanto não incapacitantes para a atividade laboral, mas em ambos os casos afetam a qualidade de vida. E é isso, a vida laboral dos trabalhadores vai ser afetada, em todo o caso. 

O custo econômico

Também não podemos esquecer os custos econômicos que os acidentes de trabalho acarretam tanto para as empresas como para a sociedade em geral. 

Leia também::: O que é risco operacional e como fazer o gerenciamento?

O empregador deve ter em conta o preço implícito em dias não trabalhados, indenizações por morte ou invalidez ou prestações únicas derivadas de invalidez e/ou morte, entre outros eventos derivados de acidentes de trabalho.

Outros custos assumidos pelas empresas são o suplemento de benefícios por falta de medidas de segurança, sanções da Inspeção do Trabalho por falta de medidas de segurança e higiene no trabalho, custos em termos de produtividade potencial perdida e outros de difícil quantificação.

O custo social

A nível social, as indenizações por acidentes e doenças profissionais traduzem a face econômica mais visível dos acidentes de trabalho. É o dinheiro que é destinado aos trabalhadores afetados por incapacidade permanente em qualquer um dos seus graus ou aos seus familiares (em caso de morte), um número que todos os anos é alimentado por novos casos.

A tudo o que foi exposto, devemos acrescentar as sanções e penalidades que as empresas podem enfrentar pelo não cumprimento dos marcos regulatórios de saúde e segurança ocupacional.

O custo legal

As consequências jurídicas atingem também as empresas contratantes e podem ser decorrentes de responsabilidades administrativas, civis e até criminais. Tendo em conta que o desconhecimento da norma não exime as empresas destas penalizações e acrescentando o custo reputacional de estarem envolvidas num processo judicial por incumprimento nesta matéria.

A tecnologia como aliada na redução de passivos

Diante disso tudo, é fundamental ter ferramentas que ajudem na redução de passivos trabalhistas, tanto de funcionários diretos quanto de terceirizados. No caso dos diretos, muitas empresas já estão preparadas, tendo um controle mais eficiente.

O problema maior surge com terceirizados, onde nem sempre é possível saber se os funcionários possuem certificações e cursos específicos na área de atuação, se estão devidamente capacitados para desempenhar tais funções, e se sua documentação está legalizada.

Lembrando que, como mencionamos acima, a empresa contratante é solidária no caso de acidente de trabalho com terceirizados, cabendo a ela fiscalizar para evitar que algum sinistro venha a acontecer.

Nesse sentido, uma forma bastante eficaz é usar um sistema de gestão documental, reunindo todas as informações sobre os terceirizados em um mesmo local. Nele também é possível criar alertas para informar sobre vencimentos de prazos, necessidades de atualização, entre outros.

Assim, é possível reduzir as chances de passivos que podem comprometer a imagem da empresa, ao mesmo tempo que podem resultar em multas para os gestores.

Leia também::: Como reduzir os riscos de terceiros na segurança do trabalho?

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Se você busca a redução de passivos, saiba que a Tertium tem uma plataforma completa para gestão de documentos de terceiros. Com ela, é possível ter aceso rápido e facilitado a uma série de informações, dispostas em um mesmo local.

Dessa maneira é possível manter toda a documentação atualizada e cobrar responsáveis sobre eventual falta ou desatualização de dados. Isso também dá maior segurança jurídica às empresas caso venha a ocorrer algum passivo trabalhista.

Esperamos por fim que tenha compreendido o papel da tecnologia na redução de passivos e para conhecer a plataforma completa da Tertium, clique aqui e já converse com nossa equipe!