Como fazer a gestão de documentos de terceiros com segurança?

Proteger informações confidenciais no trabalho é mais importante do que nunca. Por isso, ter um sistema de gestão de documentos de terceiros é uma ferramenta essencial em qualquer empresa.

O roubo e o uso indevido de informações sobre clientes, funcionários, terceirizados, registros financeiros ou o próprio negócio podem ser catastróficos. A falha em proteger adequadamente os dados de clientes ou funcionários também pode ter consequências legais significativas por meio da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Se você é um funcionário ou proprietário de uma empresa que lida com a gestão de documentos de terceiros, saiba que você está na linha de frente da segurança dos dados. E para saber como proteger as informações, confira o artigo abaixo!

Armazenamento seguro

Certifique-se de que todos os documentos nos quais você está trabalhando sejam armazenados com segurança quando terminar. E isso é especialmente importante com o tratamento de informações digitais.

Por isso, tenha sistemas de segurança instalados nos computadores para impedir invasões ou acessos não-autorizados. E no caso do armazenamento em nuvem, opte por sistemas criptografados.

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Documentos confidenciais

Ao fazer a gestão de documentos de terceiros, conheça os mais sensíveis e estabeleça protocolos extras de segurança para eles. Os documentos que podem levar a violações de segurança são geralmente os seguintes:

• Registros de funcionários, como informações sobre salários e remunerações
• Informação ao Cliente
• Relatórios de vendas
• Informações financeiras e previsões antes da publicação
• Propriedade intelectual
• Contratos

Quais dados precisam ser protegidos e como precisam ser protegidos varia de empresa para empresa. Portanto, certifique-se de conhecer as especificidades do seu local de trabalho. Se você não tiver certeza do status de um documento, esclareça-o com um superior.

Destruir documentos confidenciais, mas não essenciais

A importância de destruir — ou deletar — documentos confidenciais não pode ser usada sem critérios. Documentos em papel podem ser roubados, fotografados ou simplesmente memorizados. Já documentos digitais podem ser copiados, enviados ou impressos.

Mesmo os documentos descartados representam um problema se não forem devidamente destruídos primeiro, pois os criminosos não hesitam em vasculhar as latas de lixo – físicas e virtuais — em busca de informações. 

Dessa forma, caso precise dar fim a um documento de forma definitiva, faça da forma correta, evitando que por algum motivo o documento possa ser recuperado sem a permissão da sua empresa.

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Conte com ferramentas próprias de gestão de documentos

A melhor forma de fazer a gestão de documentos de terceiros com segurança é contando com ferramentas próprias para isso. Afinal, tais softwares foram desenvolvidos com um propósito específico: fazer o gerenciamento em total segurança das informações.

É isso que você encontra com a plataforma da Tertium, uma plataforma completa e que agrupa em um mesmo lugar todas as informações necessárias sobre os terceirizados. Dessa forma, você elimina riscos jurídicos, economiza horas de trabalho do RH, torna os processos mais rápidos e práticos, e mantém a segurança em alto nível para controle das informações.

Portanto, se deseja mais segurança, praticidade e transparência com a gestão de documentos de terceiros, clique aqui e veja como a plataforma da Tertium pode te ajudar!